How to Get the Perfect Truckload Spot Rate: 8 Rules for Freight Quoting

Chaque expéditeur, quelle que soit sa taille, doit déménager au moins quelques de leur fret complet sur le marché spot.

Whether you have unplanned shipments, service failures, not enough volume to secure contract pricing or any other reason, you will have to get spot quotes for at least some of your freight.

But while getting spot rates is a common practice, not every shipper does it well.

Want to position yourself to get accurate, reasonable pricing and reliable service for your truckload (TL) spot shipments?

These 8 do’s and don’ts of spot quoting will help you price truckload like a freight pro.

Tout d’abord, abordons quelques notions de base.

Vous recherchez plutôt des informations sur les devis de fret LTL ?

Alors que similar to what you’ll find in this guide, there are a few key differences for LTL freight. We made a guide pour les devis de fret LTL so you’re covered no matter what mode you’re shipping.

What Is a Spot Rate in Truckload Shipping?

Un tarif au comptant, également appelé devis au comptant, est des frais uniques qu'un expéditeur paie pour déplacer une charge (ou une expédition) au prix actuel du marché.

Les tarifs spot sont une forme de tarification transactionnelle à court terme qui reflète le solde en temps réel des offre des transporteurs et demande des expéditeurs sur le marché.

Voici plusieurs scénarios courants dans lesquels les expéditeurs utilisent les tarifs spot :

Pas assez de volume (chargements) dans une voie de navigation pour sécuriser committed (contract) pricing.
Unexpected/unplanned freight volumes.
One-off shipments outside of usual shipping lanes.
Special or non-standard load requirements.

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Téléchargez et enregistrez votre copie du liste de contrôle pour les citations ponctuelles.

8 Rules for Getting Better Truckload Spot Rates:

1. Faire fournir des informations d’expédition précises et détaillées.

Les transporteurs et 3PL generate spot quotes based on each shipment’s unique attributes and needs.

Alors que you can get a spot quote avec just the origin and destination zip codes, pick-up date, and equipment requirements for your shipment, it’s best to have all your shipment details on hand when you confirm pricing and capacity.

Why? If you exclude important information or ballpark details when requesting your spot rate, you may end up paying for it later (especially if your shipment has exigences non standard).

Des détails d'expédition plus précis = des tarifs spot plus précis.

These details will help you get the most accurate full truckload spot quote:

Ville d'origine ou code postal
Ville ou code postal de destination
Date de ramassage
Type d'équipement (c.-à-d. fourgon sec, réfrigéré, à plateau, RGN, etc.)
Type de marchandise
Poids du produit
Exigences ou attributs particuliers

Note: If your shipment requires exact pick-up and delivery appointments, make sure to communicate your appointment times since ces détails peuvent avoir un impact sur votre tarif.

2. Ne le faites pas oubliez de tenir compte des exigences particulières.

If your shipment requires specialized equipment, additional product handling or any other non-standard services, make sure to communicate those details with your provider when you confirm rates and capacity.

Ces exigences particulières augmenteront probablement votre tarif dès le départ, mais une communication précise vous aidera à éviter des frais coûteux. accessoires de camionnage et des interruptions de service au moment de l'expédition.

Exigences standard en matière d’expédition de lots complets :

Chargement en direct/déchargement en direct
« Aucun contact » par le conducteur
Le conducteur n'est pas censé aider au chargement/déchargement du produit
Poids légal
80 000 livres. poids maximum pour un camion chargé, ce qui se traduit généralement par environ 44 à 45 000 livres. de fret (en attente du type d'équipement)

Exigences d’expédition de lots non standard :

Remorque de dépôt
Matières dangereuses
Arrêts multiples
Aide au conducteur
Chargé au sol
+2 heures de chargement/déchargement
Restrictions d’âge pour l’équipement

3. Faire essayez d'obtenir vos tarifs spot à l'avance.

En règle générale, les expéditeurs demandent des devis ponctuels 1 à 2 jours ouvrables avant la date d'expédition.

That said, it’s not uncommon for shippers pour request same-day spot quotes or, conversely, to request quotes more than a week in advance.

Gardez simplement à l’esprit : les tarifs au comptant ont tendance à augmenter as your pick-up date approaches.

Dans la mesure du possible, essayez de demander vos devis dès que vous pouvez confirmer tous les détails d'expédition pertinents.

En vous accordant quelques jours supplémentaires pour garantir les prix et la capacité, vous obtiendrez généralement des tarifs de fret moins élevés.

Les data below shows that, while there are usually more carriers available as the pick-up date approaches, the average spot rate also tends to get higher.

4. Ne le faites pas supposons qu'une citation de la semaine dernière sera la même cette semaine.

Les taux du marché au comptant peuvent être volatils, changeant parfois au cours d’une seule journée.

Just because you moved a load for a certain rate le last time does not mean it will necessarily be the same for your next shipment in the same lane. Always check with your provider to get an up-to-date market rate.

Lorsque vous obtenez un tarif adapté à votre envoi, n'attendez pas de le confirmer auprès de votre fournisseur : informez-le dès que possible pour verrouiller les prix et la capacité.

Une fois que vous et votre fournisseur êtes d'accord sur un tarif, un opérateur fiable ou un 3PL ne le modifiera pas. sauf si une information importante sur les modifications apportées à votre envoi.

Dans le cas où les détails de votre envoi changent, assurez-vous d'obtenir un devis mis à jour. Même si cela finit par augmenter votre tarif, cela vous aidera à éviter des accessoires coûteux pendant le processus d'expédition.

5. Faire fixer des rendez-vous de ramassage et de livraison pendant les heures normales de bureau.

Vous envisagez d'expédier vos marchandises le week-end ou pendant les vacances ?

Si c'est le cas, attendez-vous à payer plus.

Though they’re incredibly hard-working, drivers like to celebrate holidays and sleep at night too.

Il y a généralement beaucoup plus de capacité disponible pendant les heures normales de bureau (du lundi au vendredi, de 8h00 à 17h00), alors essayez de fixer vos rendez-vous pendant ces heures.

Lorsque vos expéditions dépendent d'heures de ramassage et de livraison précises, assurez-vous d'inclure chaque heure de rendez-vous dans votre demande de devis afin que votre devis soit précis.

Conseil de pro : Flexibility is your friend when setting appointments. Whenever possible, pick-up and delivery windows (instead of strict appointment times) can open you up to more capacity options, as drivers have to manage strict Heures de service rules when planning their day.

6. Faire obtenez des devis de fret numériques.

Il existe une énorme quantité de technologies de fret sur le marché : utilisez-les à votre avantage.

Many providers’ digital freight platforms (like CoyoteGO^®) or freight APIs can give you free instant freight quotes. This is a great way to keep up to date on current pricing without sending a lot of emails.

Un bon fournisseur de fret aura des professionnels de la logistique à votre disposition lorsque vous avez des questions ou avez besoin d'aide supplémentaire, mais la possibilité d'obtenir des devis sur demande peut ajouter beaucoup d'efficacité à votre journée.

7. Ne le faites pas se contenter nécessairement du fournisseur le moins cher.

Pour de nombreux expéditeurs, le choix de leur prestataire de transport se résume souvent à une question de coût.

While it’s certainly important, you should take other factors like expertise, trust, efficiency and service into account when making your decision.

A cheap spot rate that results in a missed pick-up, hidden accessoires or damaged product will probably end up costing your business more.

Que devrais tu faire?

Obtenez des devis auprès de quelques fournisseurs de confiance différents. Il est judicieux de magasiner pour voir où se situe le marché pour de nombreuses opportunités.

Une fois que vous avez quelques devis, évaluez les tarifs en tenant compte de vos exigences de charge uniques ainsi que des forces et des faiblesses des fournisseurs.

Ce fournisseur répondra-t-il à mes exigences de service ?
Est-il facile de faire affaire avec eux ?
Puis-je utiliser leurs outils technologiques pour fonctionner plus efficacement ?
Si quelque chose ne va pas, puis-je leur faire confiance pour le réparer ?

If it’s a high-value load that absolutely has to arrive by 5 p.m. to protect this customer relationship, service should be the deciding factor, not the bargain rate.

8. Faire sachez ce que vous payez.

Généralement, les taux au comptant sont tarifs tout compris, ce qui signifie qu'ils incluent le coût du carburant, alors que les tarifs contractuels sont généralement tarifs de ligne, qui ne comprennent pas le carburant.

It’s important to verify if your rate is all-in or not before you accept a spot rate, as well as any other charges. If the rate is not all-in, ask your provider for their fuel surcharge (FSC) matrix.

Vous devriez également demander à voir le calendrier des accessoires de votre fournisseur. Beaucoup de ces frais sont basés sur les normes de l'industrie (par exemple, 2 heures de chargement/déchargement gratuits), mais si vous travaillez avec un nouveau fournisseur, il est important de vérifier.

En résumé : avant d'accepter un devis ponctuel, assurez-vous de savoir exactement ce que vous payez et si vous devez prendre en compte des coûts supplémentaires.

Download the Checklist & Put Your Knowledge to the Test

Now that you’ve learned le eight rules of getting a great spot rate, it’s time to put them to use.

Vous pouvez utiliser la plateforme de fret numérique gratuite de Coyote, CoyoteGO, pour obtenir un accès illimité devis instantanés pour votre fret par camion.

To keep these best practices close at hand, download our spot quoting checklist.

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