À bientôt les feuilles de calcul ! Comment choisir un TMS qui élimine les processus d'expédition manuels
Aperçu de l'article
- Il y a des signes clairs que vous êtes prêt pour un nouveau TMS
- Les plateformes TMS se présentent sous différentes formes et tailles, avec des forces différentes
- Choisissez votre nouveau TMS avec un processus en six étapes
Votre pile technologique logistique fait-elle son poids ?
Peut-être avez-vous investi dans un système de gestion des transports (TMS), mais cela n'a pas réduit le travail de votre équipe et n'a pas permis de réaliser les économies que vous espériez.
Ou peut-être que vous gérez toujours votre chaîne d'approvisionnement manuellement (via des feuilles de calcul et par courrier électronique) ou avec des systèmes comme QuickBooks qui peuvent gérer une partie du travail, mais pas la totalité.
Il est peut-être temps de choisir un nouveau TMS.
Mais il existe de nombreuses options : comment en choisir une ?
Découvrez quand il est temps d'investir dans un TMS (ou de mettre à niveau votre outil actuel), ce qui différencie certains acteurs majeurs du TMS et cinq étapes importantes que vous pouvez suivre lorsque vous recherchez une nouvelle solution.
Quand est-il temps de choisir un nouveau TMS ?
La réponse est simple : lorsque votre transport est plus difficile à gérer qu’il ne devrait l’être.
Cela signifie évidemment quelque chose de différent selon les expéditeurs, mais vous pouvez rechercher certains signaux spécifiques.
Cela est vrai, que vous achetiez un TMS pour la première fois ou que vous cherchiez à mettre à niveau votre système actuel.
Débutants : signes dont vous avez besoin pour commencer à utiliser un TMS
- Vous avez trop de processus manuels.
Si vous continuez à proposer du fret par courrier électronique et par tableur, imaginez à quel point votre vie serait plus facile si vous pouviez connecter tous vos transporteurs à partir d'une seule plateforme. - Vous grandissez rapidement.
Vous auriez peut-être pu vous en sortir avec des méthodes manuelles en tant que nouvelle entreprise disposant d’une seule installation. Mais à mesure que vous vous développez, la complexité de votre réseau de fret peut croître de façon exponentielle. - Vous n'avez pas ou ne pouvez pas suivre les KPI.
Avez-vous fixé les délais et l'acceptation des offres Normes KPI que vos transporteurs doivent respecter?
Et êtes-vous en mesure de voir s’ils performent à un niveau suffisamment élevé ?
Êtes-vous en mesure de déclarer facilement vos dépenses de transport ? - Vous n'avez pas de guide d'itinéraire.
Une fois que votre réseau s'étend au-delà d'un seul opérateur dédié desservant une ou deux installations, vous avez besoin un guide d'itinéraire à suivre.
Et lorsque vous en créerez un, vous réaliserez rapidement qu'un TMS est le seul moyen intelligent de le mettre en œuvre. - Votre personnel fait un travail qu'il ne devrait pas faire.
Si votre équipe comptable participe à la planification des charges, vous avez besoin d’un système en place pour lui décharger ce travail.
Utilisateurs existants : signes indiquant que vous devez changer de fournisseur TMS
- Processus d’appel d’offres de charge compliqué dans votre système actuel.
Un TMS est censé réduire les obstacles au transport de vos marchandises par camion, et non en augmenter le nombre.
Si votre équipe a du mal à exécuter cette tâche de base dans votre système actuel, vous souhaiterez peut-être chercher ailleurs. - Manque d’intégration API/EDI.
Un TMS est plus puissant lorsqu'il est capable de s'intégrer aux systèmes de vos fournisseurs de fret.
Vous voulez être sûr que vous en utilisez un qui peut facilement synchroniser les données de chargement, les documents et les factures/paiements entre vous et vos transporteurs. - Votre système actuel ne peut pas suivre votre volume.
À mesure que vous déplacez de plus en plus d’envois, il peut y avoir davantage de possibilités d’économies de temps et d’argent grâce à la consolidation dynamique des charges.
Vous voulez que votre logiciel soit capable de les identifier. - Votre TMS actuel est difficile à utiliser.
Vous avez besoin d’un système intuitif pour les nouveaux utilisateurs et facile à utiliser pour les utilisateurs existants.
Si votre équipe a du mal à générer des rapports de base sur votre réseau dans une interface utilisateur maladroite, votre TMS ne vous fait pas vraiment gagner du temps. - Votre système actuel ne fonctionne pas bien avec votre mix modal.
Si le LTL, l'intermodal ou l'aérien et l'océan sont des maillons importants de votre chaîne d'approvisionnement, vous ne pouvez pas vous permettre d'utiliser un TMS qui a du mal à les gérer.
En fin de compte, il s’agit de savoir si vous disposez ou non d’une visibilité décente sur la chaîne d’approvisionnement et de la capacité d’exécution.
Si vous avez du mal à maintenir les données de votre chaîne d'approvisionnement claires et exploitables et que vous savez que vous manquez des opportunités d'amélioration, il est temps d'opérer un changement.
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Qu'est-ce qui différencie les différents fournisseurs de TMS les uns des autres ?
Quel que soit le TMS que vous choisissez, vous devez absolument vous attendre à trouver certaines fonctionnalités.
Pratiquement toutes les plateformes TMS modernes :
- Sont basés sur le cloud
- Laissez-vous planifier les chargements et soumissionner le fret
- Vous permettre de télécharger un guide de routage
- Gérez vos besoins comptables
- Suivre et rendre compte Performances des KPI
Cela dit, toutes les plateformes ne sont pas égales.
Lors de l’évaluation des prestataires, tenez compte des facteurs suivants.
Exécution modale
Il s’agit souvent du facteur le plus important pris en compte par les expéditeurs lors du choix d’un TMS.
Certains systèmes et fournisseurs sont plus intuitifs en ce qui concerne les demandes spécifiques de saisie de données pour certains modes (Accessoires LTL, par exemple).
Certains systèmes peuvent également proposer des intégrations avec plus de fournisseurs dans certains modes que dans d'autres.
Ceci est particulièrement important si vous utilisez fréquemment des modes en dehors du chargement de camion sec standard. Si vous réservez régulièrement équipement à pont ouvert, capacité du dernier kilomètre, ou transport aérien et maritime, vous avez besoin d’un TMS capable de le gérer.
Solution gérée ou SaaS
Cette distinction concerne à la fois le service dont vous avez besoin et le prix que vous êtes prêt à payer pour votre TMS.
Il existe de nombreuses solutions TMS Software as a Service (SaaS) : BluJay, Transplace/Uber Freight, LoadSmart pour n'en nommer que quelques-unes.
Il s'agit de systèmes prêts à l'emploi que vous pouvez acheter avec un abonnement annuel et que votre équipe logistique peut utiliser pour gérer votre fret.
Pour une expérience plus « gants blancs », certains fournisseurs de TMS tels que TMC, Shipwell, Emerge, Blue Yonder proposent ce qu'on appelle une solution gérée, ce qui signifie qu'ils soutiennent leur produit logiciel avec du personnel dédié qui peut vous aider à le faire fonctionner.
Si vous travaillez dans une grande entreprise avec un budget de transport plus important, vous souhaiterez peut-être investir dans ce niveau de service.
Optimisations d'expédition automatisées
Les options TMS les plus sophistiquées font plus que simplement vous offrir une plate-forme pour gérer vos données.
Ils travaillent activement pour rendre votre réseau de fret plus efficace.
Ces systèmes utiliseront des modèles heuristiques pour connaître votre réseau de fret, anticiper vos besoins et vous aider à éliminer les inefficacités en regroupant les charges circulant dans les mêmes voies.
Suivez ces étapes pour choisir un TMS en toute confiance
1. Tenez compte de vos objectifs et des besoins de votre réseau
La première étape de toute recherche consiste à savoir ce que vous recherchez.
Quels problèmes commerciaux espérez-vous résoudre avec votre nouveau TMS ?
Dans quels modes doit-il fonctionner ?
Quelles données doit-il absolument capturer ?
Quel est ton budget?
Quel est le niveau de complexité de votre réseau ?
- Petites entreprises
Si vous ne déplacez que quelques charges par semaine, un TMS robuste et complexe est excessif.
Si vous pouvez principalement gérer votre chaîne d'approvisionnement à l'aide de feuilles de calcul et d'e-mails, il existe de nombreuses solutions disponibles dans le commerce qui nécessitent très peu de configuration et des structures de paiement mensuelles ou par chargement simples et économiques. - Grandes entreprises
À mesure que vous commencerez à augmenter le niveau de complexité de votre réseau (plusieurs chargements par semaine, plus grande base de transporteurs, plusieurs modes, plusieurs installations d'expédition), vous souhaiterez probablement investir dans un TMS plus complet pour automatiser vos processus et fournir une vue centralisée de vos opérations. .
2. Rassemblez vos données internes
Les données opérationnelles sont essentielles pour comprendre si un TMS SaaS peut répondre à vos besoins ou si vous bénéficierez réellement d'une solution gérée accompagnée d'un support opérationnel.
Vous aurez besoin d'informations détaillées sur votre réseau de fret pour que votre fournisseur sache à quel point votre chaîne d'approvisionnement est réellement complexe.
3. Identifiez les options et obtenez des devis
Faites une courte liste de trois à cinq options qui semblent pouvoir répondre à vos besoins. Une petite recherche sur Internet combinée à un peu de réseautage avec vos pairs devrait rendre cette partie assez simple.
Ensuite, soumettez les formulaires et commencez à contacter les représentants de compte.
4. Organisez un appel d'offres
Une fois que vous avez vos quelques options, héberger un appel d'offres (demande de proposition) et obtenez des devis pour le niveau de service dont vous aurez besoin.
Un TMS représente un investissement important, tant sur le plan financier qu'opérationnel, il est donc important d'examiner attentivement vos options.
Assurez-vous de demander si les plates-formes que vous envisagez s'intègrent facilement à vos systèmes actuels.
Si vous avez suivi minutieusement les étapes un à trois, il devrait être simple de séparer les véritables prétendants de ceux qui ne suffiront pas pour vous.
5. Essayez-le
La plupart des plateformes TMS vous autorisent une période d'évaluation pour la tester et voir si vous pensez que cela fonctionnera pour vous.
Certains proposent même un environnement sandbox dans lequel vous pouvez connecter vos données et tester les fonctionnalités.
Pendant cette période, vous devrez prêter une attention particulière à la façon dont votre équipe travaille avec l'outil et si son interface utilisateur semble intuitive.
Vous voulez éviter de perdre du temps et des ressources à intégrer un outil encombrant que votre équipe aura du mal à utiliser, et c'est votre opportunité de vous assurer de ne pas vous mettre dans cette position.
6. Prendre une décision
À ce stade, vous devriez disposer de toutes les informations dont vous avez besoin pour acheter votre nouveau TMS.
Si vous avez opté pour le SaaS, vous êtes prêt à commencer à intégrer votre équipe. Si vous avez choisi une solution gérée, il est temps de commencer à établir une relation avec l'équipe qui travaillera en votre nom.
Quoi qu’il en soit, votre chaîne d’approvisionnement est sur le point de devenir plus agile et plus résiliente !
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Essayez-le et voyez s'il convient bien à votre réseau de transport.