Comment démarrer un programme d'amélioration continue : 6 étapes simples pour votre chaîne d'approvisionnement

Mettre en œuvre un programme d'amélioration continue dans votre entreprise peut sembler un projet intimidant, mais ce n'est pas aussi difficile qu'il y paraît.

Apporter de petits changements progressifs peut produire des résultats spectaculaires, et je promets que les avantages dépassent de loin les efforts.

Vous voulez une preuve ?

Lorsque nous avons réorganisé notre propre programme interne d’amélioration continue, en moins d’un an, nous avons :

• 260 projets réalisés
• Élimination de 270 heures hebdomadaires de tâches redondantes et inutiles (soit environ 19 000 heures annuelles)
• Engagement accru des employés

Et vous pouvez apporter ces améliorations opérationnelles dans toutes les conditions du marché.

En 2020, malgré la pandémie de COVID-19 et le télétravail, nous avons réalisé 132 projets d'amélioration continue, ce qui nous a permis d'économiser environ 120 heures par semaine sur des tâches sans valeur ajoutée.

Ce dont vous avez besoin pour démarrer l’amélioration continue de votre entreprise Votre entreprise

Si vous êtes prêt à vous engager dans une approche cohérente et structurée, vous pouvez vous aussi mettre en œuvre un programme d’amélioration continue qui rendra les opérations de votre chaîne d’approvisionnement plus efficaces.

Jetons un coup d'œil à :

• Qu’est-ce que l’amélioration continue
• Pourquoi ça vaut la peine
• 6 phases clés de l'amélioration continue (en utilisant un exemple réel)

Qu’est-ce que « l’amélioration continue » ?

L'amélioration continue est une approche proactive d'un service client de qualité supérieure qui donne la priorité à l'élimination du gaspillage et s'appuie sur la participation active des employés pour développer des solutions aux défis à mesure qu'ils surviennent.

L'amélioration continue implique six phases distinctes qui recherchent de petites améliorations dans les processus et les produits, dans le but d'augmenter la qualité et de réduire les déchets.

De plus, ce processus se distingue par :

• Un en cours cycle de changement positif et d’implication des employés
• UNE basé sur des métriques processus pour examiner et améliorer continuellement les performances
• Un pas à pas incrémentale stratégie d'amélioration

Les principes de base suivants de l’excellence opérationnelle sont de petites améliorations simples des processus qui peuvent rendre votre entreprise plus efficace, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité.

Petits changements, grands résultats

Certains projets d'amélioration continue sont des refontes opérationnelles à grande échelle, mais la grande majorité sont de petits ajustements progressifs mis en œuvre par les membres de l'équipe principale au sein de chaque département, plutôt que dans l'ensemble de l'organisation.

Un programme d'amélioration continue réussi ne repose pas sur la prise de décisions stratégiques importantes par les dirigeants, mais fait plutôt appel aux employés et aux gestionnaires de première ligne pour mettre en œuvre de petites améliorations qui se transforment en résultats mesurables.

De petits ajustements apportés par les employés de première ligne constituent la base d'un programme d'amélioration continue réussi.

Jeter les bases d’une amélioration continue

Voici quelques prémisses clés à garder à l’esprit lors de la mise en place de votre programme d’amélioration continue.

La curiosité et le dévouement sont des éléments fondamentaux de l’amélioration continue.

Le premier objectif de l’amélioration continue est de découvrir les lacunes organisationnelles qui vous empêchent d’atteindre une plus grande productivité et un plus grand succès. Ce processus de découverte demande engagement et curiosité.

Posez une ou deux questions simples au début de votre processus.

Question(s) centrale(s) : Quels obstacles nous empêchent d’optimiser nos opérations de chaîne d’approvisionnement ? Comment pouvons-nous éliminer nos gaspillages et nos inefficacités ?

Il est impératif de mener une enquête objective sur vos systèmes et processus actuels.

Développez une enquête claire qui répond à la « solution » proposée. Ceci est primordial pour l’efficacité de l’amélioration continue.

Hypothèse : Il nous manque une approche cohérente et structurée pour analyser les défis et élaborer des solutions.

Énoncez clairement votre objectif et partagez-le largement avec toutes les personnes impliquées.

Objectif : Créer une culture d'amélioration continue qui permet de fournir un produit de premier ordre aux clients internes et externes.

PARS : que sont-ils et pourquoi vous devriez les utiliser

Nous vous recommandons d'utiliser PARS (Problem/Action/Results Statements) pour vous aider à cataloguer clairement votre processus : quels problèmes fondamentaux avez-vous identifiés, quelles actions avez-vous prises pour tenter de les résoudre et comment votre plan a-t-il fonctionné ?

PARS fournit une synthèse de votre problématique opérationnelle en définissant clairement les éléments suivants :

1. Problème auquel vous êtes confronté
2. Mesures prises pour résoudre le problème
3. Résultats obtenus grâce à votre processus d'amélioration continue

Les 6 phases de l'amélioration continue

1. Évaluer la situation actuelle
2. Identifier le problème principal
3. Établir un objectif cible
4. Élaborer une stratégie
5. Mesurer l'efficacité
6. Célébrez le succès

Maintenant que vous avez les bases sous votre ceinture, plongeons-nous dans les 6 phases de l'amélioration continue en parcourant un exemple concret.

Résumé du problème

Un expéditeur de produits alimentaires dépensait $98 000 par an en accessoires évitables sur l'USDA (Département de l'agriculture des Etats-Unis) expéditions en raison d’une mauvaise planification des rendez-vous dans un établissement.

Voici les détails:

• Un grand distributeur alimentaire national (l'un des Le transport géré de Coyote expéditeurs) avait des problèmes de planification de rendez-vous hors d'une installation pour leurs expéditions USDA.
• Ces expéditions nécessitaient la présence d'un inspecteur de l'USDA sur place lorsque le chauffeur arrivait pour le ramassage, ce qui signifiait une coordination minutieuse du calendrier. Cela n’arrivait pas.
• Il y avait un décalage entre le distributeur de nourriture, l'établissement, les représentants du service client et les transporteurs. Les transporteurs se présentaient régulièrement à l'établissement lorsqu'aucun inspecteur de l'USDA n'était sur place, en raison de rendez-vous de ramassage mal fixés.
• La planification des rendez-vous est un problème logistique courant, mais ce petit problème coûte au distributeur alimentaire $98 000 par an en accessoires.

Cette situation était la candidate idéale pour un projet d’amélioration continue.

Phase 1 : évaluer l'état actuel

Reconnaître l’état actuel de votre opération permettra de distinguer plus facilement les points faibles et ensuite de mettre en œuvre des stratégies d’amélioration.

Dans ce scénario, nous observons :

• Les transporteurs ont du mal à planifier les rendez-vous d'expédition
• Il existe un décalage procédural entre le distributeur de nourriture, l'installation d'expédition, l'équipe des opérations de Coyote et les transporteurs.
• Les rendez-vous de ramassage manqués sont une régularité
• Environ $98 000 en accessoires (c'est-à-dire commandes de camions non utilisés, ou TONU, escales, détention, etc.)
• Des rendez-vous de livraison loin d’être idéaux

Phase 2 : identifier le problème principal

Le problème doit résoudre l’écart entre l’endroit où vous êtes et l’endroit où vous voulez être.

Il s’agit de la première étape du processus PARS.

Dans ce scénario, le problème principal est :

• Un problème de communication systémique entraînant des rendez-vous de ramassage pour les chargements de l'USDA alors qu'aucun inspecteur de l'USDA ne serait sur place, ce qui a pour conséquence que le chauffeur n'est pas chargé.

Phase 3 : Établir un objectif cible

Avant d’élaborer une stratégie d’amélioration solide, il est important d’établir votre ou vos objectifs cibles afin que vous sachiez sur quoi travailler et comment mesurer les progrès.

Dans ce scénario, nos objectifs sont les suivants :

• Éliminez les accessoires évitables
• Rationalisez la communication entre toutes les parties impliquées dans les expéditions USDA du distributeur alimentaire
• Coordonner les horaires de toutes les parties impliquées
• Améliorer l’efficacité opérationnelle
• Augmentez les performances de ramassage à temps

Phase 4 : Définir la stratégie

Il est extrêmement important d’inclure les membres de l’équipe dans le processus de cartographie stratégique, car cela augmente l’adhésion et remonte le moral.

Nous vérifions régulièrement les indicateurs de base et, dans ce cas, nous avons remarqué une augmentation des dépenses accessoires pour ces expéditions. Pour en examiner la cause, nous avons pris les mesures suivantes.

Voici un aperçu de notre approche :

• Utilisé le Diagramme en arête de poisson/Ishikawa en interne afin que chaque membre de l'équipe puisse apporter ses idées et développer une stratégie cohérente (c'est-à-dire déterminer les principales parties impliquées, proposer des solutions, noter les avantages et les défis liés à l'arrivée d'une solution)
• Organiser des réunions hebdomadaires pour que les membres de l'équipe partagent leurs observations et réfléchissent à des solutions

Phase 5 : Mesurer l’efficacité

Afin d'évaluer l'efficacité de vos améliorations, il est important d'analyser l'efficacité de vos actions par rapport à vos objectifs cibles.

Garder un œil attentif sur votre indicateurs clés de performance (KPI) logistiques est un élément extrêmement important d’un programme d’amélioration continue.

Tu devrais suivre les projets et mesurer les améliorations sur une base mensuelle, trimestrielle et annuelle maximiser l’impact du processus d’amélioration continue.

L’analyse des actions entreprises constitue la deuxième étape du processus PARS.

Dans ce scénario, notre équipe opérationnelle a pris les mesures suivantes :

• Coordination d'un appel avec notre contact de l'entreprise de distribution alimentaire pour parler des tendances que nous remarquions et des problèmes que nous avons observés
• J'ai parlé aux transporteurs et à l'installation et j'ai noté que des problèmes survenaient parce qu'ils ne pouvaient pas se connecter avec un inspecteur de l'USDA sur place.
• Nous avons demandé une heure de ramassage différente à l'établissement, ce qui a déplacé notre créneau de ramassage vers une heure plus agréable afin de réduire les ramassages et accessoires manqués.

Phase 6 : Célébrer le succès

Célébrer le succès de vos nouvelles procédures et stratégies est une phase importante du processus d’amélioration continue.

C'est également l'occasion de renforcer votre organisation tout en favorisant une culture d'équipe composée d'individus engagés dans l'amélioration continue.

L'enregistrement et la communication de vos résultats constituent la troisième étape du processus PARS.

Voici quelques-uns des résultats que nous avons obtenus dans ce scénario :

• Le distributeur alimentaire a économisé environ $85 000 par an
• Diminution des dépenses mensuelles en accessoires pour les commandes USDA à 84.81%
• Suppression de 4 heures par semaine d'échanges d'e-mails inutiles, auparavant dédiées à la résolution des problèmes de livraison le jour de la livraison
• Diminution significative du volume d'e-mails pour l'équipe des opérations de Coyote, le client et les transporteurs
• Diminution des demandes accessoires USDA liées au produit qui n'est pas prêt lorsqu'il est mal planifié dans le passé

Comment célébrer le succès

Pour célébrer le succès, notre équipe :

• Distribue des courriels à l'échelle du département (mensuel, trimestriel et annuel) pour reconnaître les équipes opérationnelles avec le nombre moyen de projets par représentant le plus élevé.
• Reconnaît les personnes qui ont conceptualisé et géré le plus grand nombre de projets
• Donne aux commerciaux la possibilité de présenter leurs projets à la haute direction pour obtenir des commentaires
• Permet aux gagnants mensuels des équipes de présenter le PARS de leur projet
• Offre aux gagnants d'équipe trimestriels un bonus d'équipe unique
• Offre au gagnant annuel de l'équipe un dîner d'équipe
• Récompense le gagnant individuel annuel avec une prime annuelle unique

Créer une culture d’amélioration continue

Pour nous, la partie la plus importante du processus d’amélioration continue, du point de vue du leadership, est de donner aux individus les moyens de prendre des décisions et d’améliorer eux-mêmes les inefficacités.

Chacun dans notre organisation a la capacité de suggérer et de mettre en œuvre des changements, ce qui a un impact sur l'ensemble de notre culture.

Les nouveaux commerciaux sont initiés à l'amélioration continue de leur intégration, et chaque membre de l'équipe est inclus dans les réunions hebdomadaires sur tableau blanc du département dédiées aux efforts d'amélioration continue.

L'amélioration continue fait partie de notre culture : chacun dans notre organisation est responsable de la suggestion et de la mise en œuvre des changements.

Les résultats quantitatifs des améliorations, même les plus élémentaires, permettent aux membres de l'équipe de suivre leur réussite et de voir comment leurs projets d'amélioration progressive produisent des changements percutants et durables.

• En interne, il est beaucoup plus facile d’obtenir l’adhésion des membres de notre équipe, car ils sont enthousiasmés par les résultats de leur idéation et de leur mise en œuvre.
• En externe, nos clients peuvent constater la valeur claire que nous leur apportons grâce à notre engagement à réaliser des économies tout au long du processus d'amélioration continue.

L'engagement est la clé du succès

Créer une culture d’amélioration continue au sein de votre organisation demande de l’engagement, mais c’est possible et les résultats en valent la peine.

Et n’oubliez pas que le processus d’amélioration continue dépend précisément de cela : une amélioration de nature continue. Une explosion de gains rapides, bien qu’excitante, n’est pas une raison impérieuse pour abandonner la structure.

Vous pouvez bénéficier des mêmes résultats dynamiques, avec peu ou pas de programmes, de services ou d’effectifs supplémentaires.

Tout commence par de la curiosité, des objectifs clairs et un engagement à mener à bien vos progrès.

Besoin d'aide pour mettre en œuvre un programme d'amélioration continue dans votre chaîne d'approvisionnement ?

Coyote peut vous aider. Parlez à un spécialiste de la chaîne d’approvisionnement gérée pour commencer.