¿Qué es un TMS? Una guía para principiantes sobre sistemas de gestión del transporte
Los transportistas, independientemente del tamaño, deben controlar su cadena de suministro.
Sin una visión clara y consolidada, es imposible ver qué está funcionando bien y dónde deben abordarse los malos resultados.
La forma más efectiva (y común) en que los transportistas recopilan datos cruciales y obtienen visibilidad de la red es mediante el uso de un sistema de gestión de transporte, comúnmente conocido como TMS.
Cubriremos todos los conceptos básicos sobre esta tecnología central de logística y transporte, incluida la diferencia entre un TMS y WMS, el núcleo funciones de un TMS y como elige la correcta para tu negocio.
¿Qué es un Sistema de Gestión del Transporte (TMS)?
Un TMS es una herramienta digital (o programa de software) que las empresas utilizan para gestionar eficazmente sus funciones de logística y transporte.
Un TMS centraliza y organiza los datos de transporte, permitiendo a las empresas:
- Planificar y pronosticar las necesidades de la red.
- Optimizar rutas
- Administrar transportistas
- Ejecutar y rastrear envíos
- Automatizar procesos (como reserva de carga y licitaciones)
- Manejar el pago y la liquidación
- Informe sobre KPIs de la red.
Un TMS eficaz proporciona a los transportistas visibilidad de sus operaciones diarias y una visión general del rendimiento general de su red.
¿Cuál es la diferencia entre un TMS y un WMS?
La mayoría de los transportistas necesitan confiar en múltiples herramientas para gestionar las operaciones de su cadena de suministro.
De acuerdo a nuestra investigación sobre la subcontratación de la cadena de suministro, tres es el número más común de herramientas que utilizan nuestros encuestados, pero 37% de ellos utilizan cuatro o más.
A Sistema de Gestión de Almacén (WMS) es otra herramienta digital (o programa de software) común que ayuda a los transportistas a controlar su inventario, organizar las operaciones del almacén y del centro de distribución y gestionar el cumplimiento de pedidos.
Mientras que un WMS se ocupa del control de la carga mientras está en las instalaciones del transportista, un TMS se ocupa del movimiento de la carga hacia y desde sus instalaciones.
Algunas empresas utilizan un WMS para gestionar el transporte y otras utilizan un TMS para gestionar su almacén, pero muchas veces son sistemas únicos.
Tanto un TMS como un WMS suelen estar integrados con el sistema de una empresa. Planificación de recursos empresariales (ERP). Un ERP es un sistema de software que permite a los transportistas gestionar todas sus operaciones comerciales diarias desde una única plataforma.
Esta integración de software (a menudo realizada a través de Conectividad API) facilita a los transportistas monitorear cada aspecto de su cadena de suministro, desarrollar una estrategia operativa integral y realizar mejoras medidas en su negocio.
Funciones clave y beneficios de un TMS
Un TMS maneja funciones durante todo el ciclo de vida de una carga, que incluyen:
- Planificación de carga (optimización de rutas, conversiones modales, gestión de transportistas)
- Ejecución de carga (reserva, licitación)
- Seguimiento de carga (actualizaciones de estado)
- Pago (liquidación, auditoría, facturación)
- Informes (seguimiento de KPI, análisis)
Echemos un vistazo más de cerca a algunas de las funcionalidades y beneficios principales de un TMS.
Planificación de carga
Con un TMS, los transportistas pueden encontrar fácilmente tarifas, planificar rutas y seleccionar transportistas.
Beneficio: Debido a que un TMS utiliza algoritmos complejos para optimizar cada envío, los transportistas no solo ahorran tiempo en la fase inicial, sino que también ahorran tiempo y dinero durante todo el proceso de envío.
Ejecución de carga
Un TMS automatiza el proceso de licitación de carga, utilizando la guía de ruta del transportista para entregar digitalmente las cargas al transportista apropiado a la tarifa predeterminada.
Beneficio: En lugar de que los transportistas midan manualmente la capacidad de los transportistas, la aceptación de tarifas y el desempeño antes de despachar a los transportistas, un TMS filtra una gran cantidad de datos y agiliza la reserva y licitación de carga.
Seguimiento de carga
Un TMS recopila y consolida información de seguimiento detallada y registra el movimiento de un envío durante todo el ciclo de vida de una carga, desde el almacén hasta el destino final.
Beneficio: Esto no sólo permite a los transportistas obtener actualizaciones en tiempo real sobre su carga, sino que también les permite rastrear y medir el desempeño del transportista.
Pago
Un TMS permite a las empresas auditar automáticamente la factura de cada transportista y pagarles fácilmente.
Beneficio: Cuando se trata de finanzas, un TMS simplifica y agiliza el proceso de pago tanto para los transportistas como para los transportistas al brindar acceso a auditorías de carga, facturas, pagos y análisis de desempeño de costos.
Informes procesables
Un TMS proporciona informes detallados sobre las redes e instalaciones de los transportistas y ofrece información sobre el rendimiento para ayudar en la planificación futura.
Beneficio: Después de monitorear y evaluar los datos generales proporcionados por los informes TMS, los transportistas pueden desarrollar estrategias de mejora continua para reducir gastos innecesarios, mejorar los niveles de servicio (es decir, recogida y entrega a tiempo) y analizar los ahorros de costos generales.
Por qué debería invertir en un TMS
Si bien implementar y mantener un TMS requiere una inversión, tanto financiera como de recursos humanos, tener un TMS no es un lujo para la mayoría de las empresas: es una necesidad.
Las soluciones digitales sólidas son un componente esencial de la estrategia general de la cadena de suministro de casi todos los transportistas.
De acuerdo con nuestro estudio de investigación original, Tecnología + Humanidad, esto no sólo es cierto para los transportistas más grandes (98% de los cuales tienen un TMS), sino que 89% de los transportistas pequeños también usan uno.
Un TMS es una tecnología esencial para casi todos los transportistas:
- 98% de grandes empresas utilizan un TMS
- 83% de pequeñas empresas utilizan un TMS
Elegir el TMS adecuado para su negocio
Los transportistas tienen acceso a una variedad de opciones de TMS.
La opción correcta para usted dependerá de las necesidades y la complejidad de su red de transporte individual.
Aprende un sencillo, Proceso de seis pasos para elegir un TMS.
¿Necesita algo más que una plataforma? Considere una solución subcontratada
Además de proporcionar una solución digital, muchos proveedores de TMS ofrecen servicios de gestión de transporte subcontratados (también conocidos como soluciones TMS gestionadas).
Las soluciones TMS gestionadas suelen incluir:
- Equipo de soporte dedicado
- Creación, seguimiento y generación de informes de KPI.
- Gestión de RFP
- Implementaciones de mejora continua
- optimización de la red
- Estrategias de previsión y reducción de costes.
Los transportistas optan por subcontratar su gestión de transporte debido a la falta de experiencia interna en la cadena de suministro o a la dificultad para contratar talentos en la cadena de suministro.
Normalmente, los transportistas tendrán un pequeño equipo interno que trabaja en estrecha colaboración con un equipo dedicado del proveedor de TMS.
El equipo de TMS se encargará de las operaciones diarias, la gestión del transportista y el análisis de la red, mientras que el equipo del transportista se centrará en la estrategia general.
La subcontratación es una excelente opción para los transportistas que desean aumentar la flexibilidad, escalar rápidamente y/o liberar más recursos para centrarse en su negocio principal.
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¿Cuánto tiempo lleva implementar un TMS?
En última instancia, dependerá del nivel de complejidad de su red y de cuántos otros sistemas necesita integrar el TMS. Para un usuario nuevo que pasa de hojas de cálculo a una plataforma muy simple, puede llevar tan solo unos días.
Para la mayoría de las empresas, implementar un TMS puede llevar entre 1 y 2 meses (para transportistas pequeños o medianos) y entre 3 y 6 meses (para una gran empresa).
Este período de tiempo incluye todo lo que transcurre entre la reunión inicial y el funcionamiento completo del sistema.
Un buen proveedor de TMS trabajará estrechamente con su equipo durante el proceso de implementación y lo ayudará a ponerlo en funcionamiento.
La implementación de TMS suele tardar entre 1 y 2 meses para transportistas más pequeños y entre 3 y 6 meses para redes más grandes y complejas.
TMS: Su clave para ser un transportista estratégico
A medida que la tecnología adquiere un papel cada vez más importante en la industria de la cadena de suministro, un TMS es una herramienta esencial para casi todos los transportistas.
Ya sea que esté implementando un sistema empresarial sólido en múltiples unidades de negocios o utilizando un sistema gratuito basado en la nube, un TMS lo ayudará a:
- Obtenga una visión clara de su red
- Toma mejores decisiones
- Automatizar procesos manuales
- Reduzca su gasto en transporte
Si está buscando un TMS, obtenga algunos consejos profesionales sobre cómo elegir uno adecuado para usted.