¿Se está preparando para su RFP de 2024? Aquí hay 7 pasos para una mejor oferta de transporte

Después de dos años de perturbaciones sísmicas en las cadenas de suministro de todo el mundo, 2023 ha traído consigo un entorno mucho más estable (al menos para los transportistas).

Pero todavía hay mucha incertidumbre, lo que hace que prepararse para su próxima oferta de transporte, también conocida como Solicitud de Propuesta (RFP, por sus siglas en inglés), sea una tarea desalentadora.

Mientras se prepara para su próximo evento de adquisiciones, siempre vale la pena dedicar tiempo a evaluar críticamente sus procesos actuales.

Establecer (y apegarse a) una estrategia sólida de gestión del transporte ahora generará dividendos durante todo el año.

¿Quiere mejorar el rendimiento del transportista y un gasto en flete más predecible? Sigue leyendo.

 

7 pasos para una mejor RFP

1. Cree un entorno operativo estable
2. Establezca KPI que definan el éxito
3. Alinear objetivos de adquisiciones y operaciones
4. Comprender el estado actual del mercado (y hacia dónde se dirige)
5. Refine su estrategia de operador
6. Tener los recursos humanos y tecnológicos para realizar una RFP
7. Comunicarse excesivamente con las partes interesadas y los proveedores internos

Ya sea que esté preparando un evento de licitación de múltiples rondas que cubra miles de carriles o simplemente repasando un documento de Excel para algunos transportistas seleccionados, estas mejores prácticas lo ayudarán a comprar transporte de manera más estratégica:

Profundicemos en más detalles sobre cada paso para que pueda tener una RFP de transporte exitosa.

 

Paso 1: crear un entorno operativo estable

Antes de poder hacer las cosas interesantes en su oferta de red, debe hacer bien los aspectos básicos.

Aunque esto parece obvio, muchos transportistas que aún no han establecido una base de excelencia operativa quieren lanzarse a estudios de evaluación comparativa e ingeniería consultiva de la cadena de suministro.

Eso es como intentar hacer álgebra antes de entender las tablas de multiplicar.

Establecer un entorno operativo estable requiere una combinación de tecnología y experiencia humana.

Estos son algunos de los elementos básicos que toda cadena de suministro debe tener antes de considerar una estrategia de adquisiciones.

Un entorno operativo estable requiere una combinación de tecnología y experiencia humana.

 

Conceptos básicos de la tecnología de la cadena de suministro

Cada transportista, independientemente de su tamaño, necesita una forma centralizada de rastrear, almacenar y analizar los datos de la cadena de suministro.

Dependiendo de la complejidad de su red, puede ser un simple documento de Excel compartido, un TMS integrado o una extensión del sistema ERP o WMS de su empresa.

Para saber qué sistemas utilizan realmente los transportistas, preguntamos a más de 850 tomadores de decisiones en este estudio de investigación original sobre la automatización de la cadena de suministro.

Esto es lo que están usando tus compañeros:

• El 75% de los transportistas cuentan con un WMS
• El 72% de los transportistas cuentan con un TMS
• 62% de transportistas utilizan la plataforma de gestión de RFP/eSourcing

Cualquiera que sea la solución adecuada para su negocio, debería poder, como mínimo, hacer estas tres cosas. de forma limpia y centralizada. Si no, necesitas un sistema mejor.

• Analizar gasto adicional
• Seguimiento del gasto por operador
• Evaluar el desempeño por transportista

 

Conceptos básicos de la experiencia humana

Al igual que los requisitos tecnológicos, la experiencia humana que necesita una organización variará según la complejidad de sus operaciones.

Algunas redes requieren equipos completos dedicados a cada faceta de la cadena de suministro, mientras que otras pueden confiar en unas pocas personas para cubrir múltiples aspectos.

De todos modos, prácticamente todas las cadenas de suministro deberían tener personas enfocadas en lo siguiente:

1. Gestión de pedidos 
   Recibe todos los pedidos de los clientes, supervisa el servicio al cliente y colabora con los planificadores de carga para realizar envíos.
2. Obtención
   Se centra en fijar la estrategia de compra de transporte.
3. Planificación de carga y licitación.
   Estos actúan como conducto hacia los transportistas y 3PL. Además de resolver problemas, deben fomentar y desarrollar relaciones con los transportistas. También deberían centrarse en la optimización de la red, lo que puede implicar o no adquisiciones.

 

Paso 2: Establecer KPI que definan el éxito

Teniendo un cadena de suministro basada en datos reducirá costos y mejorará la eficiencia, pero determinar a qué datos debe prestar atención no siempre es sencillo.

No existe un conjunto uniforme de Indicadores clave de desempeño (KPI) de la cadena de suministro. – cada empresa realizará un seguimiento y ponderará los KPI de manera diferente.

Independientemente de su situación específica, aquí hay una buena regla a tener en cuenta: no comience con el KPI, comience con un objetivo comercial.

Una vez que defina lo que está tratando de lograr, puede trabajar hacia atrás para decidir qué KPI realmente medirán el éxito.

Si está informando sobre un KPI pero no tiene totalmente claro cómo se relaciona con un objetivo comercial, probablemente esté recopilando datos por el simple hecho de obtener datos (y potencialmente creando confusión).

Una buena regla a tener en cuenta: no empiece con el KPI, empiece con un objetivo empresarial.

 

Configuración de KPI para su RFP de transporte: 2 ejemplos

Objetivo comercial: Entregar pedidos a nuestros clientes más rápido.

• KPI más significativo:
  Tiempo total desde la recepción de la orden de compra hasta la entrega final al cliente.
  Esto mostrará claramente la velocidad de cumplimiento de su pedido sin incluir variables innecesarias.
• KPI potencialmente engañosos:
  Recogida y entrega a tiempo
  El hecho de que haya programado una cita no significa que haya sido eficiente. Los transportistas pueden llegar a tiempo a 100% para programar mal las citas. Esto no medirá lo que podría haber programado para obtener mejores tiempos de tránsito.
  Costo por milla
  Para llegar a los clientes lo más rápido posible, puede cambiar su red para reducir la duración total del recorrido. Esto probablemente aumentaría su costo por milla.

Objetivo comercial: Preparar nuestra red para un mercado inflacionario.

• KPI más significativo: 
  Su cumplimiento de las adjudicaciones de RFP (= # de envíos entregados al transportista principal / # de envíos adjudicados)
  Un porcentaje demasiado bajo (significativamente por debajo de 80%) significa que no está cumpliendo con las expectativas de los operadores, lo que les da menos incentivos para aceptar aumentos de volumen cuando las tarifas y/o la demanda aumentan. Un porcentaje demasiado alto (significativamente superior a 100%) podría sobrecargar a su operador y correr el riesgo de tener un rendimiento deficiente.
• KPI potencialmente engañoso:
  Reducciones de costo por milla
  En un momento en el que se anticipan tarifas crecientes y condiciones volátiles, los recortes presupuestarios no son necesariamente algo bueno si se está alejando el transporte de sus proveedores más confiables.

Paso 3: Alinear los objetivos de adquisiciones y operaciones

Tiene su equipo y sus procesos implementados.

Sabes lo que estás midiendo y tienes la capacidad de hacerlo.

Ahora, es crucial asegurarse de que todos estén en la misma página.

Cuanto más pequeña sea su organización de envío, más fácil será, pero para los transportistas más grandes generalmente existirá un debate saludable entre adquisiciones y operaciones.

Es una historia clásica: adquisiciones quiere reducir costos y operaciones quiere maximizar el servicio (y sus respectivas compensaciones generalmente están ligadas a ello).

Normalmente, la mejor estrategia se sitúa en un punto intermedio: servicio, pero no a toda costa.

Su estrategia de adquisiciones debe coincidir con su estrategia corporativa

• Si usted es un proveedor de productos básicos de bajo costo, entonces su estrategia de adquisiciones debería reflejar eso.
• Si fabrica un producto premium, su estrategia de adquisiciones debería reflejarlo.
• Si se encuentra en algún punto intermedio, busque un equilibrio entendiendo que habrá algunas compensaciones.

 

Haga que todos estén al unísono antes de la oferta

Establezca un comité directivo con liderazgo de cada unidad de negocio relevante, ya sea por función, región o ambas.

Reúnase de forma rutinaria durante todo el año, con mayor frecuencia en los meses cercanos a su evento anual de adquisiciones. Defina claramente los objetivos basándose en las aportaciones de toda la organización.

Si no puede llegar a un acuerdo total, al menos todos estarán plenamente conscientes de cómo está abordando la RFP y los objetivos mediante los cuales su organización medirá el éxito a lo largo del ciclo de licitación.

Establecer un comité directivo con liderazgo de cada unidad de negocio relevante..

 

Paso 4: comprender el estado actual del mercado (y hacia dónde se dirige)

En primer lugar, necesitarás:

1. Una comprensión sólida de cómo oferta y demanda de trabajo en la industria
2. Una completa Descripción general del mercado de camiones de EE. UU.
3. Lo mas actualizado Actualización y pronóstico del mercado de carga de camiones..

Una vez que tenga los conocimientos básicos, podrá utilizarlos para guiar su estrategia de adquisiciones.

 

Qué hacer en un mercado inflacionario (o acercándose a uno).

Gestione su equipo de liderazgo ejecutivo lo antes posible.

Quien esté a cargo de los presupuestos esperará ahorros de costos año tras año, sea realista o no. Debe iniciar el proceso educativo lo antes posible.

 

Apóyate en tus relaciones estratégicas.

Al otorgar tanto flete como sea prudente a proveedores con alta aceptación y niveles de servicio en períodos en los que no Los necesitas, estarán ahí cuando hacer.

Cuando la demanda de transporte supere la capacidad disponible, lo tratarán como un cliente premium.

 

Utilice el transporte al contado como incentivo.

Muchas personas encargadas de adquisiciones y finanzas podrían temblar al pensarlo, pero no entregan automáticamente el flete al contado al mejor postor.

En un mercado inflacionario, las cargas disponibles a las tasas actuales son un activo que puede aprovechar para asegurar capacidad futura. Es mucho más probable que los transportistas le brinden capacidad en un mercado ajustado si tienen acceso a su carga puntual.

Las adquisiciones y las finanzas pueden temblar al pensarlo, pero no entregan automáticamente el flete al contado al mejor postor.

 

Paso 5: perfeccione su estrategia de operador

Cada transportista debe tener una base de suministro diversificada.

Depender de muy pocos operadores le cierra las oportunidades y lo expone a riesgos de capacidad, pero agregar demasiados diferenciales reduce demasiado su gasto y crea pesadillas operativas.

Vea cómo Pregis optimizó su cadena de suministro reduciendo su base de proveedores.

Los operadores y los 3PL son como herramientas: todos deberían tener un propósito diferente en su red que aproveche sus puntos fuertes.

 

4 categorías principales de proveedores de servicios que debes utilizar

1. Socios estratégicos 
   Este es el proveedor que lo apoya en las buenas y en las malas. Cuando tienes un proyecto de envío de última hora el 4 de julio^th, esta es tu primera llamada. Participar en una planificación mutua que comparta riesgos y oportunidades con estos proveedores, adoptando un enfoque a largo plazo.
2. Transportistas Nacionales
   Estos operadores ofrecen una amplia cobertura que le brinda un amplio alcance. Úselos para llenar los espacios y establecer una cobertura general.
3. Transportistas regionales
   Es posible que no puedan cubrirlo todo, pero su servicio y precios en sus áreas de operación son incomparables. Aprovechelos cuando tenga una huella superpuesta.
4. Proveedores de nicho
   Incluso los transportistas predominantemente en furgonetas secas tendrán algunas necesidades no tradicionales. Estos transportistas pueden ayudarlo cuando necesite un servicio especializado para llevar el producto al cuarto piso, enviar una carga de gran tamaño a través de fronteras estatales o ejecutar una carga de materiales peligrosos acelerada, de alto riesgo y de alto valor que solo requiere energía.

 

Tienes tus proveedores. ¿Ahora que?

Una vez que haya configurado su combinación de operadores, intente hacer lo siguiente con cada proveedor.

• Establezca umbrales mínimos de gasto para todo tipo de proveedores.
  Esa cantidad debería cambiar según el tamaño del transportista.
• Comprenda cómo encaja usted en su organización.
  Haz preguntas y descúbrelo. Por ejemplo, si gasta unos cuantos miles de dólares al año en una gran aerolínea nacional que cotiza en bolsa, le tratarán de forma transaccional. Esto no es necesariamente malo, pero es mucho menos probable que obtenga representantes de servicio dedicados o capacidad preferencial.
• Construya relaciones lo más alto posible en la cadena.
  Conozca a sus ejecutivos siempre que sea posible.

 

Paso 6: Contar con los recursos humanos y tecnológicos para realizar una RFP

Logró la alineación de su organización, estableció su estrategia y comprende su posición en el ciclo del mercado.

Ahora es el momento de realizar la oferta, pero para hacerlo, deberá asegurarse de contar con el equipo y la tecnología necesarios.

Así es como sus pares ejecutan sus ofertas:

• 31% usa su TMS
• 31% utiliza su sistema ERP
• 18% tiene un proceso manual o propio
• 11% utiliza una plataforma de terceros
• 10% no tiene solución

Sumérgete más profundo con el estudio completo.

 

Aquí hay otras 4 cosas que debe tener en cuenta al ejecutar su oferta:

1. Cuándo debes hacer tu RFP.

Debería sincronizarse con su ciclo presupuestario. Si es posible, primero realice su RFP y luego establezca su presupuesto. La mayoría de los transportistas realizan eventos anuales de adquisiciones en el cuarto y primer trimestre.

2. Enviar una carta de bienvenida a todos los proveedores.

Sea lo más claro y detallado posible al describir qué KPI son más importantes para usted. Dígales cuántas rondas deben esperar. Establezca tasas objetivo precisas. Proporcionar un calendario de accesorios justo.

3. No tardes demasiado. 

Desde la carta de bienvenida hasta el premio, el evento de RFP no debería llevar más de seis a ocho semanas. Si es más largo que eso, te expones a riesgos.

4. Considere la posibilidad de subcontratar cuando corresponda.

Dependiendo del tamaño y la complejidad de su oferta, es posible que desee considerar un sistema de terceros si su TMS (suponiendo que tenga uno) no puede manejarlo.

Según nuestro estudio sobre la subcontratación de la cadena de suministro, 72% de transportistas utilizan proveedores externos para al menos parte de su gestión de ofertas/RFP.

No podrá realizar análisis de escenarios avanzados sin la herramienta adecuada y también necesitará las personas adecuadas.

Si no tiene la experiencia humana para ejecutar análisis de red complejos, considere subcontratar la oferta por completo. Cuanto más crecen los transportistas, más probable es que esto suceda.

 

Paso 7: Comunicarse excesivamente con las partes interesadas y los proveedores internos

Una vez que hayas comunicado los premios, obtén el reconocimiento definitivo de los transportistas en las líneas que les han sido otorgados.

A menudo, los transportistas harán ofertas basadas en contingencias. También es posible que algo haya cambiado en su red.

Tomarse el tiempo para verificar que cada proveedor conozca su premio, comprenda sus expectativas y acepte sus tarifas evitará malentendidos (y usted tendrá que volver a ofertar por algunos de sus carriles).

Su percepción de la adjudicación de una oferta no siempre es la misma que la de su operador.

 

Confirme sus premios y luego haga lo siguiente:

•  Reitere las expectativas de KPI que estableció en el paso 2.
• Crea una guía y haz que la firmen.
• Asegúrese de tener un proceso regular para el cuadro de mando de los operadores.

 

Gestión de sus transportistas durante todo el ciclo de oferta

Los cuadros de mando de los operadores deben ser claros y simples, y usted debe poder registrar los resultados desde el primer día.

Tenga reuniones semanales o bimensuales con sus transportistas, especialmente al inicio del ciclo de ofertas. Aunque debes controlar el rendimiento general, céntrate principalmente en el rendimiento a nivel de carril.

Si un transportista tiene un desempeño deficiente en un carril en particular, déle un plazo para mejorar (dos semanas es razonable) y una consecuencia por el desempeño deficiente continuo (el caso suele ser la eliminación).

Si todavía funcionan bien en otros carriles de su red, no es necesario interrumpir el servicio en todos los ámbitos.

 

Las RFP son desafiantes: seguir estos pasos les ayudará a funcionar mejor

No existen atajos para convertirse en un líder de la industria en adquisiciones de transporte.

Se necesita tiempo, un enfoque constante y el compromiso de toda la organización con una estrategia de transportista preferido, pero los retornos bien valen la inversión.

Aunque su enfoque exacto de adquisiciones cambiará según el tamaño, el alcance y la complejidad de su organización de envío, estos sencillos pasos lo ayudarán a prepararse para un evento de adquisiciones anual más exitoso.