Por qué debería subcontratar su próxima solicitud de propuesta de transporte (y 4 beneficios que puede esperar)
Descripción general del artículo
- Preguntas para preguntarte a ti mismo
- Señales de que podría ser el momento subcontratar una RFP
- 4 maneras un proveedor subcontratado puede ayudar
- Cómo vender tu equipo sobre subcontratación
Nadie conoce su red de transporte como usted.
Es fácil suponer que para tener una excelente solicitud de propuestas (RFP) de transporte, debe gestionarlo todo internamente.
Si bien cada transportista debe ser una parte activa de su oferta, no es necesario que usted lo haga todo usted mismo.
De hecho, la mayoría de los transportistas no lo hacen.
De acuerdo con nuestro investigación sobre la subcontratación de la cadena de suministro, 72% utiliza cierto nivel de soporte de terceros para su gestión de RFP.
Preguntas que debe hacerse usted mismo primero
Debe considerar cuánto tiempo y energía requiere de su equipo ejecutar una oferta.
- ¿Puede ejecutar su oferta sin interrumpir sus operaciones?
- ¿Tiene la tecnología y/o la fuerza laboral que necesita para manejar todos los detalles?
- ¿Se está dando la mejor oportunidad de hacer crecer y fortalecer su red de operadores?
- ¿Puede hacer todo esto mientras administra a sus proveedores, mantiene satisfechos a sus operadores actuales y obtiene aceptación interna en su empresa?
Si no puede responder "sí" con seguridad a todas estas preguntas, debería considerar cómo subcontratar parte o la totalidad de su gestión de RFP a un empresa de logística de terceros (3PL) puede ayudarle a obtener mejores tarifas y servicios.
Profundicemos un poco más en algunas señales reveladoras de que podría ser el momento de buscar ayuda externa.
Señales reveladoras de que podría necesitar subcontratar una RFP
Puede resultar difícil saber si sus RFP necesitan un par de manos adicionales.
Después de todo, sus eventos de adquisiciones en el pasado han dado lugar a adjudicaciones, por lo que es natural pensar que el proceso se desarrolla sin problemas mientras siga funcionando.
Aquí hay algunas señales más sutiles a las que debe prestar atención y que podrían permitirle saber que su proceso de RFP podría fortalecerse mediante la subcontratación.
- Está utilizando Excel para solicitar tarifas a los operadores en lugar de un sistema RFP centralizado.
- Tiene necesidades de adquisiciones pero carece de los recursos internos para gestionarlas (no puede dotar de personal a un equipo de adquisiciones).
- Está luchando por establecer puntos de referencia de KPI que garanticen el servicio que necesita.
- Sus operadores actuales no se están desempeñando en términos de KPI importantes (rendimiento a tiempo, aceptación de licitaciones).
- Tiene dificultades para determinar qué carriles deben estar atentos a los 3PL frente a los operadores basados en activos.
- Sus tasas primarias son mucho más altas que las que ve en el mercado al contado.
- Está interesado en ampliar o reducir el tamaño de su red de transportistas, pero no sabe por dónde empezar en función de su combinación de carga.
- Tiene problemas para encontrar un servicio estable en sus carriles más volátiles.
- Su equipo carece de experiencia en evaluar ofertas y decidir escenarios de adjudicación en función de los KPI que son importantes para su cadena de suministro.
Cuatro formas en que un proveedor externo puede impulsar su próxima solicitud de propuesta
¿Se pregunta qué beneficios obtiene al subcontratar adquisiciones? Piense en estos beneficios potenciales que podría disfrutar al permitir que un 3PL administre su RFP.
Mientras los considera, tenga en cuenta que puede entregar las claves del proceso de RFP por completo o hacer que su proveedor se concentre en elementos individuales; él puede proporcionar todos los servicios que se describen a continuación o cualquiera de ellos individualmente.
1. Cree un evento de oferta más competitivo
Qué hará un 3PL:
Lo más probable es que su proveedor tenga relaciones con muchos más operadores que usted.
Han creado una red considerable a lo largo de los años y pueden aprovecharla para crear más competencia con sus titulares en su próxima oferta.
Ya sea que estés buscando algo nuevo tarifas de contrato de carga de camión, favorable Precios LTL específicos para el cliente o precios intermodales confiables, un proveedor puede conectarlo.
Cómo lo hará un 3PL:
Su proveedor evaluará los abundantes datos operativos que ha recopilado a lo largo de los años para identificar a los transportistas que se desempeñan bien en los carriles que necesita y que ofrecen el equipo y el servicio que necesita.
Con esta información, pueden contactar a los transportistas en su nombre para invitarlos a participar en la oferta.
Cómo te beneficiarás:
Más operadores en su evento significan más oportunidades de encontrar un buen servicio, especialmente con un grupo de operadores que ya ha sido examinado por su proveedor.
También puede obtener una mejor tarifa con más operadores en la combinación.
Si su evento tiene varias rondas en las que entregará comentarios a sus operadores sobre qué tan competitiva fue su oferta inicial frente al resto antes de volver a enviarla, puede aprovechar esa competencia para concentrarse en la tarifa que desea.
2. Manejar la comunicación con los transportistas
Qué hará un 3PL:
Ejecutar una RFP es un trabajo duro y real, y es muy posible que su equipo ya tenga suficiente trabajo.
Su proveedor de gestión de RFP puede ayudar a aligerar la carga interviniendo como el principal punto de contacto para los transportistas en su oferta.
Cómo lo hará un 3PL:
La mano de obra externa puede hacerse cargo de cualquier cantidad de comunicaciones que consumen mucho tiempo. Ellos pueden:
- Responda preguntas sobre los detalles de la oferta (formularios, plazos, etc.).
- Maneje la resolución de problemas técnicos con el sistema de gestión de ofertas.
- El transportista veterinario ofrece información completa y precisa y responde en caso de una presentación incompleta.
Cómo te beneficiarás:
En lugar de responder interminables correos electrónicos de los operadores, podrá consolidar todas sus comunicaciones en un único punto de contacto. Es probable que su proveedor pueda manejar la mayoría de los problemas sin que usted tenga que involucrarse.
Esto liberará tiempo de su equipo interno para manejar tareas operativas y de adquisiciones más importantes y puede acelerar el proceso para reducir el cronograma desde la licitación hasta la adjudicación.
3. Presentar datos de licitación y hacer recomendaciones de adjudicación
Qué hará un 3PL:
Cuando todas las ofertas estén recibidas, su proveedor puede guiarle en su siguiente paso.
Pueden crear un resumen ejecutivo de las propuestas de todos los participantes, resaltar las fortalezas y debilidades de cada uno y hacer recomendaciones para premios primarios y secundarios.
Cómo lo hará un 3PL:
Aquí es donde realmente brilla la experiencia de su proveedor. Sus especialistas deberían poder realizar evaluaciones claras e incisivas del potencial de cada transportista para desempeñarse a un alto nivel en sus carriles.
Como parte de esto, pueden contribuir con perfiles de volatilidad, que es cuando analizan la volatilidad en sus carriles (y en el últimas previsiones del mercado de transporte de mercancías) para ayudar a determinar si los transportistas o corredores basados en activos son preferibles para sus premios.
Los corredores suelen estar mejor capacitados para manejar entornos de tasas volátiles debido a su capacidad para aprovechar múltiples fuentes de capacidad.
Cómo te beneficiarás:
Con ojos expertos analizando sus ofertas, el rendimiento de su red debería mejorar.
Si sus proveedores actuales no cumplen con sus estándares, un proveedor puede ayudarlo a encontrar otros que sí lo hagan. Pueden optimizar el rendimiento para cualquier carril, región, perfil de carga o necesidad de servicio.
4. Proporcionar un sistema de gestión de ofertas
Qué hará un 3PL:
La tecnología hecha a medida para ejecutar una licitación es un producto de nicho que puede ser costoso de adquirir y tomar mucho tiempo para aprender.
Cuando trabaja con un proveedor, puede beneficiarse de un sistema de nivel profesional que ya tienen implementado sin tener que gastar su presupuesto en una nueva inversión en tecnología.
Cómo lo hará un 3PL:
Su proveedor puede darle acceso a su sistema de gestión de ofertas o ejecutar su oferta a través de él mismo.
Si elige la última opción, podrá omitir por completo la curva de aprendizaje de una nueva plataforma, lo que mejorará aún más la eficiencia general de su oferta.
Cómo te beneficiarás:
La subcontratación de su tecnología le permitirá reemplazar hojas de cálculo y correos electrónicos desordenados con formularios estandarizados, procesos repetibles y sistemas digitales líderes en la industria.
¿El resultado? Su RFP se verá tan profesional como usted y los transportistas lo tomarán más en serio que nunca como un transportista viable.
Presentarle a su equipo de adquisiciones la subcontratación de su próxima RFP
Si ya tiene un equipo de adquisiciones interno, puede resultar difícil comenzar a subcontratar. Es natural que les preocupe que sus puestos de trabajo estén en peligro.
Si desea obtener aceptación interna para subcontratar su próximo evento de adquisiciones, considere las siguientes formas de reenvasar los beneficios anteriores para dejarles claro que trabajar con un proveedor les permitirá tener éxito.
- La subcontratación ayuda a gestionar su carga de trabajo y les permite trabajar con más concentración.
Su equipo no quiere perder el tiempo respondiendo correos electrónicos de solución de problemas o enviando recordatorios de fechas límite; alguien más puede hacerlo por ellos. - La subcontratación crea conexiones que enriquecerán su próxima oferta interna.
Si amplía su red con nuevos operadores según la recomendación de su proveedor, fortalecerá el grupo existente para la próxima RFP que desee ejecutar por su cuenta. - La subcontratación de un sistema de gestión de ofertas hace que se vean bien.
Los operadores aprecian la tecnología con la que es fácil trabajar y que crea una experiencia consistente; Estarán más felices de trabajar con su equipo si utilizan un sistema de este tipo.
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