How to Get the Perfect Truckload Spot Rate: 8 Rules for Freight Quoting

Todo transportista, sin importar cuán grande o pequeño sea, debe trasladar al menos alguno de su carga completa de camión en el mercado al contado.

Whether you have unplanned shipments, service failures, not enough volume to secure contract pricing or any other reason, you will have to get spot quotes for at least some of your freight.

But while getting spot rates is a common practice, not every shipper does it well.

Want to position yourself to get accurate, reasonable pricing and reliable service for your truckload (TL) spot shipments?

These 8 do’s and don’ts of spot quoting will help you price truckload like a freight pro.

Primero, cubramos algunos conceptos básicos.

¿Busca en su lugar información sobre cotizaciones de transporte LTL?

Mientras similar to what you’ll find in this guide, there are a few key differences for LTL freight. We made a guía para cotizar fletes LTL so you’re covered no matter what mode you’re shipping.

What Is a Spot Rate in Truckload Shipping?

Una tarifa al contado, también llamada cotización al contado, es una tarifa única que un transportista paga para mover una carga (o envío) al precio actual del mercado.

Las tarifas al contado son una forma de fijación de precios de flete transaccional a corto plazo que reflejan el equilibrio en tiempo real de Oferta de transportistas y demanda de transportistas. en el mercado.

A continuación se muestran varios escenarios comunes en los que los transportistas utilizan tarifas al contado:

No hay suficiente volumen (cargas) en una ruta de envío para asegurar committed (contract) pricing.
Unexpected/unplanned freight volumes.
One-off shipments outside of usual shipping lanes.
Special or non-standard load requirements.

¿Quiere tener a mano una guía de referencia rápida sobre cotizaciones puntuales?

Descargue y guarde su copia del lista de verificación de cotizaciones puntuales.

8 Rules for Getting Better Truckload Spot Rates:

1. Hacer proporcionar información de envío precisa y detallada.

Transportistas y 3PL generate spot quotes based on each shipment’s unique attributes and needs.

Mientras you can get a spot quote con just the origin and destination zip codes, pick-up date, and equipment requirements for your shipment, it’s best to have all your shipment details on hand when you confirm pricing and capacity.

Why? If you exclude important information or ballpark details when requesting your spot rate, you may end up paying for it later (especially if your shipment has requisitos no estándar).

Detalles de envío más precisos = tarifas al contado más precisas.

These details will help you get the most accurate full truckload spot quote:

Ciudad de origen o código postal
Ciudad de destino o código postal
Fecha de recogida
Tipo de equipo (es decir, furgón seco, refrigerado, plataforma, RGN, etc.)
Tipo de producto
Peso del Producto
Requisitos o atributos especiales

Nota: If your shipment requires exact pick-up and delivery appointments, make sure to communicate your appointment times since Estos detalles pueden afectar su tarifa..

2. No Olvídese de tener en cuenta los requisitos especiales.

If your shipment requires specialized equipment, additional product handling or any other non-standard services, make sure to communicate those details with your provider when you confirm rates and capacity.

Es probable que estos requisitos especiales aumenten su tarifa por adelantado, pero una comunicación precisa le ayudará a evitar costosas accesorios para camiones e interrupciones del servicio cuando llega el momento de realizar el envío.

Requisitos estándar de envío de carga por camión:

Carga viva/descarga viva
“No tocar” por parte del conductor
No se espera que el conductor ayude con la carga/descarga del producto.
Peso legal
80.000 libras. Peso máximo para un camión cargado, que generalmente se traduce en ~44-45,000 lbs. de flete (tipo de equipo pendiente)

Requisitos de envío de carga por camión no estándar:

Remolque de caída
Materiales peligrosos
Paradas múltiples
asistencia al conductor
Cargado en el suelo
+2 horas de carga/descarga
Restricciones de edad del equipo

3. Hacer Intente obtener sus tarifas al contado con anticipación.

Por lo general, los transportistas solicitan cotizaciones puntuales entre 1 y 2 días hábiles antes de la fecha de envío.

That said, it’s not uncommon for shippers para request same-day spot quotes or, conversely, to request quotes more than a week in advance.

Solo tenga en cuenta: tarifas al contado tienden a aumentar as your pick-up date approaches.

Siempre que sea posible, intente solicitar sus cotizaciones tan pronto como pueda confirmar todos los detalles relevantes del envío.

Si se toma unos días adicionales para asegurar el precio y la capacidad, generalmente obtendrá tarifas de flete menos costosas.

los data below shows that, while there are usually more carriers available as the pick-up date approaches, the average spot rate also tends to get higher.

4. No Supongamos que una cotización de la semana pasada será la misma esta semana.

Las tasas del mercado al contado pueden ser volátiles y a veces cambian en el transcurso de un solo día.

Just because you moved a load for a certain rate el last time does not mean it will necessarily be the same for your next shipment in the same lane. Always check with your provider to get an up-to-date market rate.

Cuando obtenga una tarifa que funcione para su envío, no espere para confirmarla con su proveedor; infórmeselo lo antes posible para fijar el precio y la capacidad.

Una vez que usted y su proveedor acuerden una tarifa, un operador confiable o 3PL no la cambiará. a menos que un dato importante sobre los cambios de su envío.

En caso de que los detalles de su envío cambien, asegúrese de obtener una cotización actualizada. Incluso si termina aumentando tu tarifa, te ayudará a evitar accesorios costosos durante el proceso de envío.

5. Hacer Establezca citas de recogida y entrega durante el horario comercial habitual.

¿Planea enviar sus productos durante el fin de semana o durante un día festivo?

Si es así, espere pagar más.

Though they’re incredibly hard-working, drivers like to celebrate holidays and sleep at night too.

Generalmente hay mucha más capacidad disponible durante el horario comercial habitual (de lunes a viernes, de 08:00 a 17:00), así que intente programar sus citas durante esos horarios.

Cuando sus envíos dependan de tiempos precisos de recolección y entrega, asegúrese de incluir cada hora de cita en su solicitud de cotización para que su cotización sea precisa.

Consejo profesional: Flexibility is your friend when setting appointments. Whenever possible, pick-up and delivery windows (instead of strict appointment times) can open you up to more capacity options, as drivers have to manage strict Horas de servicio rules when planning their day.

6. Hacer obtenga cotizaciones de flete digitales.

Existe una gran cantidad de tecnología de transporte de mercancías en el mercado: úsela a su favor.

Many providers’ digital freight platforms (like CoyoteGO^®) or freight APIs can give you free instant freight quotes. This is a great way to keep up to date on current pricing without sending a lot of emails.

Un buen proveedor de transporte tendrá profesionales de logística de guardia cuando tenga preguntas o necesite ayuda adicional, pero la capacidad de obtener cotizaciones a pedido puede agregar mucha eficiencia a su día.

7. No necesariamente se conforman con el proveedor más barato.

Para muchos transportistas, la elección de sus proveedores de transporte suele reducirse al coste.

While it’s certainly important, you should take other factors like expertise, trust, efficiency and service into account when making your decision.

A cheap spot rate that results in a missed pick-up, hidden accesorios or damaged product will probably end up costing your business more.

¿Qué deberías hacer?

Obtenga cotizaciones de algunos proveedores confiables diferentes; es inteligente comparar precios para ver dónde está el mercado para muchas oportunidades.

Una vez que tenga algunas cotizaciones, evalúe las tarifas considerando sus requisitos de carga únicos y las fortalezas y debilidades de los proveedores.

¿Este proveedor cumplirá con mis requisitos de servicio?
¿Es fácil hacer negocios con ellos?
¿Puedo utilizar sus herramientas tecnológicas para operar de manera más eficiente?
Si algo sale mal, ¿puedo confiar en que lo solucionarán?

If it’s a high-value load that absolutely has to arrive by 5 p.m. to protect this customer relationship, service should be the deciding factor, not the bargain rate.

8. Hacer Sepa lo que está pagando.

Generalmente, las tasas al contado son tarifas todo incluido, lo que significa que incluyen el coste del combustible, mientras que las tarifas contractuales suelen ser tarifas de transporte de línea, que no incluyen el combustible.

It’s important to verify if your rate is all-in or not before you accept a spot rate, as well as any other charges. If the rate is not all-in, ask your provider for their fuel surcharge (FSC) matrix.

También debe solicitar ver el programa de accesorios de su proveedor. Muchos de estos cargos se basan en estándares de la industria (por ejemplo, 2 horas de carga/descarga gratuita), pero si trabaja con un nuevo proveedor, es importante verificarlo.

En pocas palabras: antes de aceptar una cotización al contado, asegúrese de saber exactamente lo que está pagando y si necesita tener en cuenta algún costo adicional.

Download the Checklist & Put Your Knowledge to the Test

Now that you’ve learned el eight rules of getting a great spot rate, it’s time to put them to use.

Puede utilizar la plataforma de carga digital gratuita de Coyote, CoyoteGO, para obtener envíos ilimitados. cotizaciones instantáneas para su carga de camión.

To keep these best practices close at hand, download our spot quoting checklist.

Descargue mi lista de verificación de cotizaciones puntuales