¡Hasta luego las hojas de cálculo! Cómo elegir un TMS que elimine los procesos de envío manuales
Descripción general del artículo
- Hay señales claras de que estás listo para un nuevo TMS
- Las plataformas TMS vienen en diferentes formas y tamaños., con diferentes fortalezas
- Elige tu nuevo TMS con un proceso de seis pasos
¿Su tecnología de logística está haciendo todo lo posible?
Tal vez hayas invertido en un sistema de gestión de transporte (TMS), pero no ha reducido la mano de obra de su equipo ni le ha permitido obtener los ahorros de costes que esperaba.
O tal vez todavía esté administrando su cadena de suministro manualmente (mediante hojas de cálculo y correo electrónico) o con sistemas como QuickBooks que pueden manejar parte del trabajo, pero no todo.
Quizás haya llegado el momento de elegir un nuevo TMS.
Pero existen muchas opciones: ¿cómo elegir una?
Descubra cuándo es el momento de invertir en un TMS (o actualizar su herramienta actual), qué diferencia a algunos de los principales actores de TMS y cinco pasos importantes que puede seguir al comprar una nueva solución.
¿Cuándo es el momento de elegir un nuevo TMS?
La respuesta sencilla es: cuando su transporte es más difícil de gestionar de lo que debería ser.
Obviamente, esto significa algo diferente para los diferentes transportistas, pero hay algunas señales específicas que puede buscar.
Esto es válido tanto si compra un TMS por primera vez como si desea actualizar su sistema actual.
Principiantes: señales de que necesita comenzar a usar un TMS
- Tienes demasiados procesos manuales.
Si todavía ofreces transporte por correo electrónico y hojas de cálculo, imagina lo fácil que sería tu vida si pudieras conectar a todos tus transportistas desde una única plataforma. - Estás creciendo rápidamente.
Es posible que haya podido salirse con la suya con métodos manuales como un nuevo negocio con una sola instalación. Pero a medida que se expande, la complejidad de su red de carga puede crecer exponencialmente. - No tienes o no puedes realizar un seguimiento de los KPI.
¿Ha establecido la aceptación de la licitación a tiempo y Estándares KPI que deben alcanzar sus operadores?
¿Y puedes ver si se están desempeñando a un nivel suficientemente alto?
¿Puede informar fácilmente sobre su gasto en transporte? - No tienes una guía de ruta.
Una vez que su red crezca más allá de un único operador dedicado que preste servicio a una o dos instalaciones, necesitará una guía de ruta para mantenerse al día.
Y cuando cree uno, rápidamente se dará cuenta de que un TMS es la única forma inteligente de ponerlo en acción. - Su personal está haciendo un trabajo que no debería hacer.
Si su equipo de contabilidad colabora con la planificación de la carga, necesita un sistema para quitarles ese trabajo de encima.
Usuarios existentes: señales de que necesita cambiar su proveedor de TMS
- Proceso de licitación de carga complicado en su sistema actual.
Se supone que un TMS debe reducir los obstáculos para transportar su carga en camiones, no aumentarlos.
Si su equipo tiene dificultades para ejecutar esta tarea básica en su sistema actual, es posible que desee buscar en otra parte. - Falta de integración API/EDI.
Un TMS es más poderoso cuando puede integrarse con los sistemas de sus proveedores de carga.
Desea asegurarse de que está utilizando uno que pueda sincronizar fácilmente los datos de carga, la documentación y las facturas/pagos entre usted y sus transportistas. - Su sistema actual no puede seguir el ritmo de su volumen.
A medida que mueve más y más envíos, puede haber más oportunidades de ahorrar costos y tiempo a través de la consolidación dinámica de carga.
Quiere que su software pueda identificarlos. - Su TMS actual es difícil de usar.
Necesita un sistema que sea intuitivo para que lo utilicen los nuevos usuarios y que sea fácil de usar para los usuarios existentes.
Si su equipo tiene dificultades para generar informes básicos en su red en una interfaz de usuario torpe, su TMS realmente no le está ahorrando tiempo. - Su sistema actual no funciona bien con su combinación modal.
Si LTL, intermodal o aéreo y marítimo son eslabones importantes en su cadena de suministro, no puede permitirse el lujo de utilizar un TMS que tenga dificultades para gestionarlos.
En última instancia, todo se reduce a si se tiene o no una visibilidad decente de la cadena de suministro y la capacidad de ejecución.
Si tiene dificultades para mantener los datos de su cadena de suministro claros y procesables y sabe que está perdiendo oportunidades para mejorar, es hora de hacer un cambio.
¿Quiere probar una solución TMS gratuita basada en la nube?
CoyoteGO Premium es un TMS fácil de usar que le permite administrar su carga, su red de transportistas, sus guías de rutas y sus pagos, y además es totalmente gratuito. Compruébelo para ver si es adecuado para su negocio.
¿Qué diferencia a los diferentes proveedores de TMS entre sí?
No importa qué TMS elija, hay algunas características que definitivamente debería esperar encontrar.
Prácticamente todas las plataformas TMS modernas:
- Están basados en la nube
- Le permite planificar cargas y entregar fletes
- Permitirle cargar una guía de ruta
- Maneje sus necesidades contables
- Seguimiento e informe sobre Rendimiento de los KPI
Dicho esto, no todas las plataformas son iguales.
Al evaluar a los proveedores, tenga en cuenta los siguientes factores.
Ejecución modal
Este suele ser el factor más importante que los transportistas consideran al elegir un TMS.
Algunos sistemas y proveedores son más intuitivos cuando se trata de las demandas específicas de entrada de datos para ciertos modos (Accesorios LTL, por ejemplo).
Ciertos sistemas también pueden ofrecer integraciones con más proveedores en algunos modos que en otros.
Esto es particularmente importante si utiliza con frecuencia modos fuera de la carga estándar de camión seco. Si reservas regularmente equipo de cubierta abierta, capacidad de milla final, o transporte aéreo y marítimo, necesita un TMS que pueda manejarlo.
Solución gestionada o SaaS
Esta distinción tiene que ver tanto con el servicio que necesita como con el precio que está dispuesto a pagar por su TMS.
Existen muchas soluciones TMS de software como servicio (SaaS): BluJay, Transplace/Uber Freight, LoadSmart, por nombrar algunas.
Estos son sistemas listos para usar que puede comprar con una suscripción anual y que su equipo de logística puede utilizar para administrar su carga.
Para una experiencia más personalizada, algunos proveedores de TMS como TMC, Shipwell, Emerge, Blue Yonder ofrecen lo que se llama una solución administrada, lo que significa que respaldan su producto de software con personal dedicado que puede ayudarlo a operarlo.
Si trabaja en una empresa más grande con un presupuesto de transporte más importante, es posible que desee invertir en este nivel de servicio.
Optimizaciones de envío automatizadas
Las opciones de TMS más sofisticadas que existen hacen más que simplemente brindarle una plataforma para administrar sus datos.
Trabajan activamente para hacer que su red de transporte de mercancías sea más eficiente.
Estos sistemas utilizarán modelos heurísticos para conocer su red de carga, anticipar sus necesidades y ayudarlo a eliminar ineficiencias al consolidar cargas que viajan en los mismos carriles.
Siga estos pasos para elegir un TMS con confianza
1. Considere sus objetivos y necesidades de red
El primer paso para cualquier búsqueda es saber lo que estás buscando.
¿Qué problemas empresariales espera abordar con su nuevo TMS?
¿En qué modos necesita funcionar?
¿Qué datos tiene que capturar absolutamente?
¿Cual es tu presupuesto?
¿Cuál es el nivel de complejidad de su red?
- Empresas más pequeñas
Si solo mueve unas pocas cargas por semana, un TMS complejo y robusto es excesivo.
Si puede administrar su cadena de suministro principalmente mediante hojas de cálculo y correos electrónicos, existen muchas soluciones listas para usar que requieren muy poca configuración con estructuras de pago mensuales o por carga simples y económicas. - Empresas más grandes
A medida que comience a aumentar el nivel de complejidad de su red (varias cargas por semana, una base de transportistas más grande, múltiples modos, múltiples instalaciones de envío), probablemente querrá invertir en un TMS más completo para automatizar sus procesos y brindar una vista centralizada de sus operaciones. .
2. Reúna sus datos internos
Los datos operativos son clave para comprender si un SaaS TMS podría satisfacer sus necesidades o si realmente se beneficiará de una solución administrada que viene con soporte operativo.
Necesitará información detallada sobre su red de transporte para que su proveedor sepa cuán compleja es realmente su cadena de suministro.
3. Identifique opciones y obtenga cotizaciones
Haga una lista breve de tres a cinco opciones que parezcan satisfacer sus necesidades. Un poco de investigación en Internet combinada con algo de networking con tus compañeros debería hacer que esta parte sea bastante sencilla.
A continuación, envíe los formularios y comience a ponerse en contacto con los representantes de cuentas.
4. Organice una solicitud de propuestas
Una vez que tengas tus pocas opciones, organizar una solicitud de propuestas (solicitud de propuesta) y obtenga cotizaciones para el nivel de servicio que necesitará.
Un TMS es una gran inversión, tanto financiera como operativa, por lo que es importante considerar cuidadosamente sus opciones.
Asegúrese de preguntar si las plataformas que está considerando se integran fácilmente con sus sistemas actuales.
Si ha realizado los pasos uno a tres a fondo, debería ser sencillo separar a los contendientes reales de aquellos que no son suficientes para usted.
5. Pruébalo
La mayoría de las plataformas TMS le permiten un período de evaluación para probarlo y ver si cree que funcionará para usted.
Algunos incluso ofrecen un entorno de pruebas donde puedes conectar tus datos y probar la funcionalidad.
Durante este tiempo, querrás prestar mucha atención a cómo trabaja tu equipo con la herramienta y si su interfaz de usuario parece intuitiva.
Quiere evitar perder tiempo y recursos incorporando una herramienta torpe que a su equipo le resultará difícil utilizar, y esta es su oportunidad para asegurarse de no ponerse en esa posición.
6. Toma una decisión
En este punto, debería tener toda la información que necesita para comprar su nuevo TMS.
Si optó por la ruta SaaS, está listo para comenzar a incorporar su equipo. Si elige una solución administrada, es hora de comenzar a construir una relación con el equipo que trabajará en su nombre.
De cualquier manera, ¡su cadena de suministro está a punto de volverse más ágil y resiliente!
Pruebe nuestro TMS (es totalmente gratuito)
CoyoteGO Premium® es un TMS basado en la nube eso le pone directamente en control de su red.
Puede cargar una guía de rutas y presentar ofertas de flete, adquirir tarifas al contado para camiones y LTL a través de nuestra interfaz clásica CoyoteGO, y administrar y realizar un seguimiento de los KPI con seis tipos diferentes de informes automatizados.
Puede inscribirse y utilizar la plataforma sin costo alguno y disfrutará del apoyo de un especialista en productos dedicado para garantizar que la aproveche al máximo.
Pruébelo y vea si se adapta bien a su red de transporte.