Cómo iniciar un programa de mejora continua: 6 pasos sencillos para su cadena de suministro
Implementar un programa de mejora continua en su empresa puede parecer un proyecto desalentador, pero no es tan difícil como parece.
Hacer cambios pequeños e incrementales puede producir resultados espectaculares y prometo que los beneficios superan con creces el esfuerzo.
¿Quieres pruebas?
Cuando renovamos nuestro propio programa interno de mejora continua, en menos de 1 año:
- 260 proyectos completados
- Se eliminaron 270 horas semanales de tareas redundantes e innecesarias (es decir, aproximadamente 19 000 horas anuales).
- Mayor compromiso de los empleados
Y puede realizar estas mejoras operativas en cualquier condición del mercado.
En 2020, a pesar de la pandemia de COVID-19 y una fuerza laboral remota, completamos 132 proyectos de mejora continua, lo que nos ahorró aproximadamente 120 horas por semana en tareas que no agregan valor.
Lo que necesita para iniciar la mejora continua en su negocio Su negocio
Si está dispuesto a comprometerse con un enfoque coherente y estructurado, también puede implementar un programa de mejora continua que hará que las operaciones de su cadena de suministro sean más eficientes.
Echemos un vistazo a:
- ¿Qué es la mejora continua?
- Por qué vale la pena tu tiempo
- 6 fases clave de la mejora continua (usando un ejemplo de la vida real)
¿Qué es la “mejora continua”?
La mejora continua es un enfoque proactivo para un servicio superior al cliente que prioriza la eliminación del desperdicio y se basa en la participación activa de los empleados para desarrollar soluciones a los desafíos a medida que surgen.
La mejora continua implica seis fases distintas que buscan pequeñas mejoras en procesos y productos, con el objetivo de aumentar la calidad y reducir el desperdicio.
Además, este proceso se distingue por:
- Un en curso ciclo de cambio positivo y participación de los empleados
- A basado en métricas proceso para revisar y mejorar continuamente el desempeño
- Un paso a paso incremental estrategia de mejora
Los siguientes principios básicos de excelencia operativa son mejoras de procesos pequeñas y simples que pueden hacer que su empresa sea más eficiente, independientemente del tamaño o la industria.
Pequeños cambios, grandes resultados
Algunos proyectos de mejora continua son revisiones operativas a gran escala, pero la gran mayoría son pequeños ajustes incrementales implementados por miembros del equipo central dentro de cada departamento, en lugar de en toda la organización.
Un programa de mejora continua exitoso no depende de que el liderazgo tome grandes decisiones estratégicas, sino que recluta a empleados y gerentes de primera línea para implementar pequeñas mejoras que se convierten en resultados mensurables.
Pequeños ajustes impulsados por los empleados de primera línea son la base de un programa de Mejora Continua exitoso.
Sentar las bases para la mejora continua
A continuación se presentan algunas premisas clave que debe tener en cuenta al configurar su programa de mejora continua.
La curiosidad y la dedicación son elementos fundamentales de la mejora continua.
El primer objetivo de la mejora continua es descubrir las brechas organizacionales que le impiden lograr una mayor productividad y éxito. Este proceso de descubrimiento requiere compromiso y curiosidad.
Plantee una o dos preguntas simples al comienzo de su proceso.
Pregunta(s) central(es): ¿Qué barreras nos impiden optimizar las operaciones de nuestra cadena de suministro? ¿Cómo podemos eliminar nuestros desperdicios e ineficiencias?
Es imperativo realizar una investigación objetiva de sus sistemas y procesos actuales.
Desarrolle una consulta clara que aborde la “solución” propuesta. Esto es fundamental para la eficacia de la mejora continua.
Hipótesis: Carecemos de un enfoque coherente y estructurado para analizar los desafíos y desarrollar soluciones.
Indique claramente su objetivo y compártalo ampliamente con todos los involucrados.
Objetivo: Crear una cultura de mejora continua que ayude a ofrecer el mejor producto de su clase para clientes internos y externos.
PARS: ¿Qué son y por qué deberías usarlos?
Recomendamos utilizar PARS (problema/acción/declaraciones de resultados) para ayudarle a catalogar claramente su proceso: ¿qué problemas centrales identificó, qué acciones tomó para intentar resolverlos y cómo funcionó su plan?
PARS proporciona un resumen de su problema de operaciones al definir claramente:
- Problema al que te enfrentas
- Acciones tomadas para abordar el problema
- Resultados obtenidos a través de su proceso de mejora continua
Las 6 Fases de la Mejora Continua
- Evaluar la situación actual.
- Identificar el problema principal.
- Establecer una meta objetivo
- Trazar una estrategia
- Medir la efectividad
- Celebra el éxito
Ahora que ya tiene los conceptos básicos en su haber, profundicemos en las 6 fases de la mejora continua con un ejemplo de la vida real.
Resumen del problema
Un transportista de alimentos gastaba $98.000 al año en accesorios evitables en el USDA (Departamento de agricultura de los Estados Unidos) envíos debido a una mala programación de citas en una instalación.
Aquí están los detalles:
- Un gran distribuidor nacional de alimentos (uno de Transporte gestionado por Coyote transportistas) tenía problemas para programar citas fuera de una instalación en sus envíos del USDA.
- Estos envíos requerían que un inspector del USDA estuviera en las instalaciones cuando el conductor llegaba para recogerlos, lo que significaba una cuidadosa coordinación de la programación. Esto no estaba sucediendo.
- Hubo una desconexión entre el distribuidor de alimentos, las instalaciones, los representantes de servicio al cliente y los transportistas. Los transportistas se presentaban rutinariamente en las instalaciones cuando no había ningún inspector del USDA en el lugar, debido a citas de recogida programadas incorrectamente.
- La programación de citas es un problema logístico común, pero este pequeño problema le costó al distribuidor de alimentos $98.000 al año en accesorios.
Esta situación era la candidata perfecta para un proyecto de mejora continua.
Fase 1: evaluar el estado actual
Reconocer el estado actual de su operación hará que sea más fácil distinguir los puntos débiles y luego implementar estrategias de mejora.
En este escenario observamos:
- Los transportistas tienen problemas para programar citas de envío
- Existe una desconexión procesal entre el distribuidor de alimentos, la instalación de envío, el equipo de operaciones de Coyote y los transportistas.
- Las citas de recogida perdidas son una regularidad
- Aproximadamente $98.000 en accesorios (es decir, pedidos de camiones no utilizados o TONU, escalas, detenciones, etc.)
- Citas de entrega menos que ideales
Fase 2: Identificar el problema principal
El problema debería abordar la discrepancia entre dónde estás y dónde quieres estar.
Este es el primer paso en el proceso PARS.
En este escenario, el principal problema es:
- Falta de comunicación sistémica que resulta en citas para recoger cargas del USDA cuando ningún inspector del USDA estaría en el lugar, lo que provoca que el conductor no sea cargado.
Fase 3: Establecer el objetivo objetivo
Antes de trazar una estrategia de mejora sólida, es importante establecer sus objetivos para saber en qué trabajar y cómo medir el progreso.
En este escenario, nuestros objetivos son:
- Eliminar accesorios evitables
- Agilizar la comunicación entre todas las partes involucradas en los envíos del USDA del distribuidor de alimentos.
- Coordinar los horarios de todas las partes involucradas.
- Mejorar la eficiencia operativa
- Aumente el rendimiento de recogida a tiempo
Fase 4: Trazar la estrategia
Incluir a los miembros del equipo en el proceso de mapeo de la estrategia es increíblemente importante, ya que aumenta la aceptación y eleva la moral.
Revisamos periódicamente las métricas principales y, en este caso, notamos un mayor gasto en accesorios en estos envíos. Para examinar la causa de esto, tomamos las siguientes acciones.
He aquí un vistazo a nuestro enfoque:
- Utilizó el Diagrama de espina de pescado/Ishikawa internamente para que cada miembro del equipo pueda contribuir con sus ideas y desarrollar una estrategia coherente (es decir, determinar las principales partes involucradas, proponer soluciones, anotar los beneficios y desafíos de llegar a una solución)
- Realicé reuniones semanales para que los miembros del equipo compartieran sus observaciones y pensaran en soluciones.
Fase 5: Medir la eficacia
Para medir la efectividad de sus mejoras, es importante analizar la efectividad de sus acciones en relación con sus objetivos.
Vigilando de cerca su Indicadores clave de desempeño (KPI) de logística es una parte increíblemente importante de un programa de mejora continua.
Debería realizar un seguimiento de los proyectos y medir las mejoras de forma mensual, trimestral y anual para maximizar el impacto del proceso de mejora continua.
Analizar las acciones tomadas es el segundo paso en el proceso PARS.
En este escenario, nuestro equipo de operaciones tomó las siguientes acciones:
- Coordiné una llamada con nuestro contacto en la empresa de distribución de alimentos para hablar sobre los patrones que estábamos notando y los problemas que observamos.
- Hablé con los transportistas y las instalaciones y noté que estaban surgiendo problemas porque no podían conectarse con un inspector del USDA en el sitio.
- Solicitamos un horario de recogida diferente en las instalaciones, lo que cambió nuestro horario de recogida a un horario más agradable para reducir la pérdida de recogidas y accesorios.
Fase 6: Celebre el éxito
Celebrar el éxito de sus nuevos procedimientos y estrategias es una fase importante del proceso de mejora continua.
Esta también es una oportunidad para fortalecer su organización y al mismo tiempo fomentar una cultura orientada al equipo compuesta por personas comprometidas con la mejora continua.
Registrar e informar sus resultados es el tercer paso del proceso PARS.
Estos son algunos de los resultados que logramos en este escenario:
- Ahorró al distribuidor de alimentos aproximadamente $85.000 al año
- Se redujo el gasto adicional mes a mes para pedidos del USDA a 84.81%.
- Se eliminaron 4 horas por semana en intercambio de correo electrónico innecesario, anteriormente dedicadas a resolver problemas del día de entrega.
- Volumen de correo electrónico significativamente reducido para el equipo de operaciones de Coyote, el cliente y los operadores.
- Disminución de las solicitudes de accesorios del USDA relacionadas con productos que no estaban listos cuando se programaron incorrectamente en el pasado.
Cómo celebrar el éxito
Para celebrar el éxito, nuestro equipo regularmente:
- Distribuye correos electrónicos a todo el departamento (mensuales, trimestrales y anuales) para reconocer a los equipos de operaciones con el mayor número promedio de proyectos por representante.
- Reconoce a las personas que conceptualizaron y gestionaron el mayor número de proyectos.
- Brinda a los representantes la oportunidad de presentar sus proyectos a los altos directivos para recibir comentarios.
- Permite a los ganadores del equipo mensual presentar el PARS de su proyecto.
- Da a los ganadores trimestrales del equipo un bono de equipo único
- Ofrece al ganador anual del equipo una cena de equipo.
- Otorga al ganador individual anual un bono anual único
Creando una cultura de mejora continua
Para nosotros, la parte más importante del proceso de mejora continua, desde el punto de vista del liderazgo, es empoderar a las personas para que tomen decisiones y mejoren las ineficiencias por sí mismas.
Todos en nuestra organización tienen la capacidad de sugerir e implementar cambios, y eso impacta toda nuestra cultura.
Los nuevos representantes conocen la mejora continua en su incorporación y cada miembro del equipo participa en reuniones departamentales semanales dedicadas a los esfuerzos de mejora continua.
La Mejora Continua es parte de nuestra cultura: todos en nuestra organización son responsables de sugerir e implementar cambios.
Los resultados cuantitativos incluso de las mejoras más básicas permiten a los miembros del equipo realizar un seguimiento de su éxito y ver cómo sus proyectos de mejora incremental producen cambios impactantes y duraderos.
- Internamente, esto hace que sea mucho más fácil asegurar la aceptación entre los miembros de nuestro equipo porque están entusiasmados con los resultados de su ideación e implementación.
- Externamente, nuestros clientes pueden ver el valor claro que les brindamos debido a nuestro compromiso con el ahorro de costos durante todo el proceso de mejora continua.
El compromiso es la clave del éxito
Crear una cultura de mejora continua dentro de su organización requiere compromiso, pero es posible y los resultados valen la pena.
Y recuerde, el proceso de mejora continua depende precisamente de eso: una mejora que sea de naturaleza continua. Una explosión de ganancias rápidas, aunque emocionante, no es una razón de peso para abandonar la estructura.
Puede experimentar los mismos resultados dinámicos, con un mínimo o ningún programa, servicio o plantilla de empleados adicionales.
Todo comienza con curiosidad, objetivos claros y el compromiso de seguir progresando.
¿Necesita ayuda para implementar un programa de Mejora Continua en su cadena de suministro?
Coyote puede ayudar. Hable con un especialista en cadena de suministro gestionada Para empezar.