Vous préparez votre appel d’offres 2024 ? Voici 7 étapes pour une meilleure offre de transport

Après deux années de perturbations sismiques dans les chaînes d’approvisionnement partout dans le monde, 2023 a apporté un environnement beaucoup plus stable (du moins pour les expéditeurs).

Mais il reste encore beaucoup d’incertitude, ce qui rend la préparation de votre prochaine offre de transport – également connue sous le nom de demande de proposition (RFP) – une tâche ardue.

Alors que vous vous préparez pour votre prochain événement d'approvisionnement, cela vaut toujours la peine d'évaluer de manière critique vos processus actuels.

L’établissement (et le respect) d’une saine stratégie de gestion des transports portera ses fruits tout au long de l’année.

Vous souhaitez améliorer les performances des transporteurs et des dépenses de fret plus prévisibles ? Continue de lire.

 

7 étapes pour un meilleur appel d'offres

1. Créer un environnement d'exploitation stable
2. Établir des KPI qui définissent le succès
3. Aligner les objectifs d’approvisionnement et d’exploitation
4. Comprendre l'état actuel du marché (et où il se dirige)
5. Affinez votre stratégie de transporteur
6. Disposer des ressources humaines et technologiques nécessaires pour mener une demande de propositions
7. Surcommuniquer avec les parties prenantes internes et les fournisseurs

Que vous prépariez un appel d'offres à plusieurs tours couvrant des milliers de voies ou que vous révisiez simplement un document Excel pour quelques transporteurs sélectionnés, ces bonnes pratiques vous aideront à acheter des transports de manière plus stratégique :

Examinons plus en détail chaque étape afin que vous puissiez réussir votre appel d'offres en matière de transport.

 

Étape 1 : Créer un environnement d'exploitation stable

Avant de pouvoir réaliser les choses passionnantes de votre offre de réseau, vous devez bien maîtriser les bases.

Bien que cela semble évident, de nombreux expéditeurs qui n’ont pas encore établi les bases de l’excellence opérationnelle souhaitent se lancer dans des études comparatives et dans l’ingénierie consultative de la chaîne d’approvisionnement.

C'est comme essayer de faire de l'algèbre avant de comprendre vos tables de multiplication.

L’établissement d’un environnement opérationnel stable nécessite une combinaison de technologie et d’expertise humaine.

Voici quelques-uns des éléments de base que chaque chaîne d’approvisionnement doit mettre en place avant d’envisager une stratégie d’approvisionnement.

Un environnement opérationnel stable nécessite une combinaison de technologie et d’expertise humaine.

 

Bases de la technologie de la chaîne d’approvisionnement

Chaque expéditeur, quelle que soit sa taille, a besoin d'un moyen centralisé pour suivre, stocker et analyser les données de la chaîne d'approvisionnement.

Selon la complexité de votre réseau, il peut s'agir d'un simple document Excel partagé, d'un TMS intégré ou d'une extension du système ERP ou WMS de votre entreprise.

Pour découvrir quels systèmes utilisent réellement les expéditeurs, nous avons interrogé plus de 850 décideurs dans le cadre de cette enquête. étude de recherche originale sur l'automatisation de la chaîne d'approvisionnement.

Voici ce que vos pairs utilisent :

• 75% des expéditeurs disposent d'un WMS
• 72% des expéditeurs disposent d'un TMS
• 62% des expéditeurs utilisent la plateforme de gestion des appels d'offres/eSourcing

Quelle que soit la bonne solution pour votre entreprise, vous devriez être capable, au strict minimum, de faire ces trois choses de manière propre et centralisée. Sinon, vous avez besoin d’un meilleur système.

• Analyser dépenses accessoires
• Suivre les dépenses par transporteur
• Évaluer les performances par transporteur

 

Bases de l'expertise humaine

Tout comme les exigences technologiques, l’expertise humaine dont une organisation a besoin varie en fonction de la complexité de ses opérations.

Certains réseaux nécessitent des équipes entières dédiées à chaque facette de la chaîne d’approvisionnement, tandis que d’autres peuvent s’appuyer sur quelques personnes pour couvrir plusieurs aspects.

Quoi qu’il en soit, pratiquement toutes les chaînes d’approvisionnement devraient avoir des personnes qui se concentrent sur les éléments suivants :

1. La gestion des commandes 
   Accepte toutes les commandes des clients, supervise le service client et collabore avec les planificateurs de chargement pour organiser les expéditions.
2. Approvisionnement
   Se concentre sur la définition de la stratégie d’achat de transport.
3. Planification des charges et appels d'offres
   Ceux-ci servent de canal vers les transporteurs et 3PL. En plus de résoudre les problèmes, ils doivent favoriser et développer les relations avec les transporteurs. Ils devraient également se concentrer sur l’optimisation du réseau, qui peut ou non impliquer des achats.

 

Étape 2 : Établir des KPI qui définissent le succès

Avoir un chaîne d'approvisionnement basée sur les données permettra de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité, mais il n’est pas toujours simple de déterminer à quelles données vous devez prêter attention.

Il n’existe pas d’ensemble uniforme de indicateurs de performance clés (KPI) de la chaîne d'approvisionnement — chaque entreprise suivra et pondérera les KPI différemment.

Quelle que soit votre situation spécifique, voici une bonne règle à garder à l'esprit : ne commencez pas par le KPI, mais commencez par un objectif commercial.

Une fois que vous avez défini ce que vous essayez d’atteindre, vous pouvez revenir en arrière pour décider quels KPI mesureront réellement le succès.

Si vous faites rapport sur un KPI mais que vous n'êtes pas tout à fait clair sur la manière dont il se rapproche d'un objectif commercial, vous collectez probablement des données pour le plaisir des données (et vous risquez de créer de la confusion).

Une bonne règle à garder à l’esprit : ne commencez pas par le KPI, mais commencez par un objectif commercial.

 

Définir des KPI pour votre appel d'offres de transport : 2 exemples

Objectif commercial : Livrez les commandes à nos clients plus rapidement.

• KPI le plus significatif :
  Temps total entre la réception du bon de commande et la livraison finale chez le client.
  Cela montrera clairement la vitesse d’exécution de vos commandes sans inclure de variables inutiles.
• KPI potentiellement trompeurs:
  Ramassage et livraison à temps
  Ce n’est pas parce que vous avez fixé un rendez-vous que c’était efficace. Les transporteurs peuvent être 100% à l'heure en cas de rendez-vous mal fixés. Cela ne mesurera pas ce que vous auriez pu planifier pour de meilleurs temps de transit.
  Coût par mile
  Pour atteindre les clients le plus rapidement possible, vous pouvez modifier votre réseau afin de réduire la longueur globale du trajet. Cela augmenterait probablement votre coût par mile.

Objectif commercial : Préparez notre réseau à un marché inflationniste.

• KPI le plus significatif : 
  Votre conformité aux attributions de l'appel d'offres (= # des expéditions proposées au transporteur principal / # des expéditions que vous avez attribuées)
  Un pourcentage trop faible (nettement inférieur à 80%) signifie que vous ne répondez pas aux attentes des transporteurs, ce qui les incite moins à accepter des augmentations de volume lorsque les tarifs et/ou la demande augmentent. Un pourcentage trop élevé (nettement supérieur à 100%) et vous pourriez surcharger votre opérateur, risquant ainsi de sous-performer.
• KPI potentiellement trompeurs :
  Réductions du coût par kilomètre
  À une époque où vous anticipez une hausse des tarifs et des conditions volatiles, les coupes budgétaires ne sont pas nécessairement une bonne chose si vous retirez le fret de vos fournisseurs les plus fiables.

Étape 3 : Aligner les objectifs d’approvisionnement et d’exploitation

Vous avez votre équipe et vos processus en place.

Vous savez ce que vous mesurez et avez la capacité de le faire.

Désormais, il est crucial de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Plus votre organisation de transport est petite, plus cela sera facile, mais pour les grands expéditeurs, un débat sain entre les achats et les opérations existera généralement.

C'est une histoire classique : les achats veulent réduire les coûts et les opérations veulent maximiser le service (et leurs rémunérations respectives y sont généralement liées).

Habituellement, la meilleure stratégie se situe quelque part entre les deux : le service, mais pas à tout prix.

Votre stratégie d'approvisionnement doit correspondre à votre stratégie d'entreprise

• Si vous êtes un fournisseur de produits à faible coût, votre stratégie d’approvisionnement doit en tenir compte.
• Si vous fabriquez un produit haut de gamme, votre stratégie d’approvisionnement doit en tenir compte.
• Si vous vous situez quelque part entre les deux, recherchez un équilibre, sachant qu’il y aura des compromis.

 

Mettez tout le monde au pas avant l’offre

Établissez un comité de pilotage composé de dirigeants de chaque unité commerciale concernée, que ce soit par fonction, par région ou les deux.

Réunissez-vous régulièrement tout au long de l'année, avec une plus grande fréquence dans les mois qui approchent de votre événement annuel d'approvisionnement. Définissez clairement les objectifs en fonction des commentaires de l’ensemble de l’organisation.

Si vous ne parvenez pas à un accord total, au moins tout le monde sera pleinement conscient de la manière dont vous abordez l'appel d'offres et des objectifs par lesquels votre organisation mesurera le succès tout au long du cycle de candidature.

Établir un comité de pilotage composé de dirigeants de chaque unité commerciale concernée.

 

Étape 4 : Comprendre l’état actuel du marché (et sa direction)

Tout d'abord, vous aurez besoin de :

1. Une solide compréhension de la façon dont travail de l'offre et de la demande dans l'industrie
2. Complet aperçu du marché américain des lots complets
3. Le plus à jour mise à jour et prévisions du marché des lots complets.

Une fois que vous disposez des connaissances de base, vous pouvez les utiliser pour guider votre stratégie d’approvisionnement.

 

Que faire dans un marché inflationniste (ou à l’approche d’un marché inflationniste).

Gérez votre équipe de direction le plus tôt possible.

Celui qui est en charge des budgets s’attendra à des économies d’année en année, que cela soit réaliste ou non. Vous devez commencer le processus d’éducation le plus tôt possible.

 

Appuyez-vous sur vos relations stratégiques.

En attribuant autant de fret que possible aux prestataires ayant des niveaux d'acceptation et de service élevés dans les périodes où vous ne le faites pas j'en ai besoin, ils seront là quand tu faire.

Lorsque la demande de fret dépasse la capacité disponible, ils vous traiteront comme un client premium.

 

Utilisez le fret spot comme incitation.

De nombreux responsables des achats et des finances pourraient frissonner à cette idée, mais n’accordent pas automatiquement le fret au comptant au plus bas soumissionnaire.

Dans un marché inflationniste, les charges disponibles aux tarifs actuels sont un atout que vous pouvez exploiter pour garantir la capacité future. Les transporteurs sont beaucoup plus susceptibles de vous offrir de la capacité dans un marché tendu s'ils ont accès à votre fret spot.

Les achats et les finances peuvent frissonner à cette pensée, mais ne donnent pas automatiquement le fret au comptant au plus bas soumissionnaire.

 

Étape 5 : Affinez votre stratégie de transporteur

Chaque expéditeur doit disposer d’une base d’approvisionnement diversifiée.

S'appuyer sur trop peu de transporteurs vous ferme aux opportunités et vous expose à des risques de capacité, mais ajouter trop de spreads réduit vos dépenses tout en créant des cauchemars opérationnels.

Découvrez comment Pregis a optimisé sa chaîne d'approvisionnement en réduisant sa base de fournisseurs.

Les opérateurs et les 3PL sont comme des outils : ils doivent tous servir un objectif différent dans votre réseau qui tire parti de leurs points forts.

 

4 principales catégories de prestataires de services que vous devriez utiliser

1. Partenaires stratégiques 
   C’est le fournisseur qui vous accompagne contre vents et marées. Quand vous avez un projet d'expédition de dernière minute le 4 juillet^ème, c'est votre premier appel. Engagez-vous dans une planification mutuelle qui partage les risques et les opportunités avec ces prestataires, en adoptant une approche à long terme.
2. Transporteurs nationaux
   Ces opérateurs offrent une large couverture qui vous donne une large portée. Utilisez-les pour combler les lacunes afin d’établir une couverture globale.
3. Transporteurs régionaux
   Ils ne seront peut-être pas en mesure de tout couvrir pour vous, mais leur service et leurs tarifs dans leurs domaines d'activité sont inégalés. Profitez-en lorsque vous avez une empreinte qui se chevauche.
4. Fournisseurs de niche
   Même les expéditeurs qui utilisent principalement des fourgons secs auront des besoins non traditionnels. Ces transporteurs peuvent vous aider lorsque vous avez besoin d'un service gants blancs pour amener des produits jusqu'au quatrième étage, expédier une charge surdimensionnée à travers les frontières de l'État ou exécuter un chargement de matières dangereuses accéléré, à haut risque et de grande valeur, alimenté uniquement.

 

Vous avez vos fournisseurs. Maintenant quoi?

Une fois que vous avez défini votre combinaison d'opérateurs, essayez de faire ce qui suit avec chaque fournisseur.

• Définissez des seuils de dépenses minimum pour tous les types de fournisseurs.
  Ce montant devrait changer en fonction de la taille du transporteur.
• Comprenez comment vous vous intégrez à leur organisation.
  Posez des questions et découvrez. Par exemple, si vous dépensez quelques milliers de dollars par an auprès d'un grand transporteur national coté en bourse, celui-ci vous traitera de manière transactionnelle. Ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose, mais vous êtes beaucoup moins susceptible d'avoir des représentants de service dédiés ou une capacité préférentielle.
• Établissez des relations aussi haut que possible dans la chaîne.
  Connaissez leurs dirigeants autant que possible.

 

Étape 6 : Disposer des ressources humaines et technologiques nécessaires pour mener une demande de propositions

Vous avez réussi à aligner votre organisation, vous avez défini votre stratégie et vous comprenez votre position dans le cycle du marché.

Il est maintenant temps de lancer l'offre, mais pour ce faire, vous devrez vous assurer que vous disposez de l'équipe et de la technologie nécessaires.

Voici comment vos pairs gèrent leurs enchères :

• 31% utilise son TMS
• 31% utilise son système ERP
• 18% a un processus manuel ou développé en interne
• 11% utilise une plate-forme tierce
• 10% n'a pas de solution en place

Plongez plus profondément avec l'étude complète.

 

Voici 4 autres choses à garder à l’esprit lors de l’exécution de votre offre :

1. Quand devriez-vous faire votre demande de propositions.

Il doit être synchronisé avec votre cycle budgétaire. Si possible, lancez d’abord votre appel d’offres, puis définissez votre budget. La plupart des expéditeurs organisent des événements d'approvisionnement annuels au quatrième et au premier trimestre.

2. Envoyez une lettre de bienvenue à tous les prestataires.

Soyez aussi clair et détaillé que possible en décrivant les KPI qui comptent le plus pour vous. Dites-leur à combien de tours ils doivent s'attendre. Fixez des taux cibles précis. Fournissez un calendrier d’accessoires équitable.

3. Ne tardez pas trop. 

De la lettre de bienvenue à l'attribution du prix, l'appel d'offres ne devrait pas prendre plus de six à huit semaines. Si cela dure plus longtemps, vous vous exposez à des risques.

4. Envisagez l'externalisation, le cas échéant.

En fonction de la taille et de la complexité de votre offre, vous souhaiterez peut-être envisager un système tiers si votre TMS (en supposant que vous en ayez un) ne peut pas le gérer.

Selon notre étude sur l’externalisation de la supply chain, 72% des expéditeurs font appel à des prestataires tiers pour au moins une partie de leur gestion des offres / RFP.

Vous ne pourrez pas effectuer d’analyse avancée de scénarios sans le bon outil et vous aurez également besoin des bonnes personnes.

Si vous ne disposez pas de l’expertise humaine nécessaire pour effectuer une analyse de réseau complexe, envisagez d’externaliser complètement l’offre. Plus les grands expéditeurs se développent, plus cela devient probable.

 

Étape 7 : Surcommuniquer avec les parties prenantes internes et les fournisseurs

Une fois les récompenses communiquées, obtenez la reconnaissance définitive des transporteurs sur les voies qui leur ont été attribuées.

Souvent, les transporteurs font des offres en fonction des imprévus. Il est également possible que quelque chose ait changé dans leur réseau.

Prendre le temps de vérifier que chaque fournisseur est au courant de son prix, comprend vos attentes et accepte ses tarifs vous évitera des malentendus (et vous éviterez de relancer certaines de vos voies).

Votre perception de l'attribution d'une offre n'est pas toujours la même que celle de votre opérateur.

 

Confirmez vos récompenses, puis procédez comme suit :

•  Réitérez les attentes en matière de KPI que vous avez définies à l'étape 2.
• Créez un guide et demandez-leur de le signer.
• Assurez-vous de disposer d'un processus régulier pour la cartographie des transporteurs.

 

Gérer vos transporteurs tout au long du cycle de soumission

Les cartes de pointage des transporteurs doivent être claires et simples, et vous devez pouvoir enregistrer les résultats dès le premier jour.

Organisez des réunions hebdomadaires ou bimensuelles avec vos transporteurs, notamment au début du cycle d'offre. Bien que vous deviez surveiller les performances globales, concentrez-vous principalement sur les performances au niveau des voies.

Si un transporteur est sous-performant sur une voie particulière, accordez-lui un délai d'amélioration (deux semaines est raisonnable) et une conséquence en cas de sous-performance continue (le retrait est souvent le cas).

S’ils fonctionnent toujours bien sur d’autres voies de votre réseau, inutile de perturber le service à tous les niveaux.

 

Les appels d’offres sont difficiles – suivre ces étapes les aidera à fonctionner plus facilement

Il n’existe aucun raccourci pour devenir un leader du secteur de l’approvisionnement en matière de transport.

Cela prend du temps, une concentration constante et un engagement à l’échelle de l’organisation en faveur d’une stratégie d’expéditeur de choix – mais les retours en valent largement la peine.

Bien que votre approche exacte en matière d'approvisionnement change en fonction de la taille, de la portée et de la complexité de votre organisation d'expédition, ces étapes simples vous aideront à préparer un événement d'approvisionnement annuel plus réussi.